採用の事務
応募書類 保管・返却管理表（Excel・無料）
応募書類を、いつまで保管していつ返すか・捨てるかを管理します。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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ご回答は、次に作るテンプレートを決める材料にしています。
どのような場面で使いますか
不採用になった方の履歴書を、そのまま机の引き出しに残さないための表です。個人が特定される内容を書かずに済むよう、氏名ではなく受付番号と件数で管理します。廃棄予定日までの残日数が自動で出ます。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 受付番号
- 選考結果（選択：採用／不採用／辞退／選考中）
- 受領日
- 書類の種類
- 件数
- 保管場所
- 保管期限
- 残日数（自動計算）
- 本人の希望（選択：返却希望／廃棄で可／確認していない）
- 返却日
- 廃棄予定日
- 廃棄方法（選択：シュレッダー／溶解処理／返却／電子データ削除）
- 廃棄日
- 立会者
- 状態（選択：保管中／返却済／廃棄済）
- 備考
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 応募書類 保管・返却管理表 | |||||||||||||||
| 2 | 採用板｜応募書類を、いつまで保管していつ返すか・捨てるかを管理します。 | |||||||||||||||
| 3 | 保管期限が来たときにすること（受け取る前に読む） ・保管期限が来た書類は、返却するか、復元できない方法で廃棄する。そのまま置かない。 ・返却すると伝えた書類は必ず返す。返さないなら、応募のときにそう伝えておく。 ・不採用者の書類を、次の募集に流用しない。本人の同意が要る。 ・保管場所を空にしない。どこにあるか分からない個人情報が、いちばん危ない。 | |||||||||||||||
| 4 | 受付番号 | 選考結果 | 受領日 | 書類の種類 | 件数 | 保管場所 | 保管期限 | 残日数 | 本人の希望 | 返却日 | 廃棄予定日 | 廃棄方法 | 廃棄日 | 立会者 | 状態 | 備考 |
| 5 | ||||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||||
| 10 | ||||||||||||||||
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 応募書類 保管・返却管理表の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | この様式は、一般的な面接・候補者管理・採用進捗の業務をもとに作成した参考様式です。法令で定められた様式ではありません。 社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先して調整してください。 作成・更新：採用板（合同会社商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
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▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 応募書類 保管・返却管理表 【記入例】 | |||||||||||||||
| 2 | 採用板｜応募書類を、いつまで保管していつ返すか・捨てるかを管理します。 | |||||||||||||||
| 3 | 保管期限が来たときにすること（受け取る前に読む） ・保管期限が来た書類は、返却するか、復元できない方法で廃棄する。そのまま置かない。 ・返却すると伝えた書類は必ず返す。返さないなら、応募のときにそう伝えておく。 ・不採用者の書類を、次の募集に流用しない。本人の同意が要る。 ・保管場所を空にしない。どこにあるか分からない個人情報が、いちばん危ない。 | |||||||||||||||
| 4 | 受付番号 | 選考結果 | 受領日 | 書類の種類 | 件数 | 保管場所 | 保管期限 | 残日数 | 本人の希望 | 返却日 | 廃棄予定日 | 廃棄方法 | 廃棄日 | 立会者 | 状態 | 備考 |
| 5 | C-011 | 不採用 | 2026/08/19 | 履歴書・職務経歴書 | 2 | 施錠キャビネットA | 2026/11/19 | 返却希望 | 2026/11/20 | シュレッダー | 鈴木 | 保管中 | ||||
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- 氏名は書かないでください。受付番号だけで採用管理表と紐づけられます。この表自体が個人情報の固まりになるのを避けます。
- 保管期限は自社のルールから決めます。採用者と不採用者で年数が違うので、選考結果の欄で分けます。
- 廃棄したら廃棄日と立会者を書きます。捨てたことを1人で決めない運用にします。
応募書類 保管・返却管理表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。応募書類 保管・返却管理表には最初から入れてあります。
- 本人の希望（返却を希望されていたのに廃棄してしまいます）
- 立会者（廃棄したことを確認した人が残りません）
- 保管期限（期限を決めないと、引き出しに何年も残ります）
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 掲載している内容は、一般的な面接・候補者管理・採用進捗の業務をもとに作成した参考例です。法令で定められた様式ではありません。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
応募書類 保管・返却管理表の使い方を解説した記事
この様式をどの段階で使うか、何を基準に判断するかは記事にまとめています。