外国人雇用 管理表（在留カード・届出）（Excel・無料）

このテンプレートは誰向けですか

• 外国人の採用を始めたばかりで、届出の期限を把握しきれていない会社
• 留学生アルバイトや特定技能の人など、資格の違う人が混ざっている職場
• 在留期限の管理を担当者の記憶に頼っている人事

どのような場面で使いますか

外国人を雇い入れるときに1行足し、在留カードを見て列を埋めます。雇用保険に入っているかどうかで、届け出る期限が自動で出ます。在留期間が切れる日の90日前を、声をかける日として出します。

外国人雇用状況の届出と在留資格の確認（労働施策総合推進法28条・入管法73条の2）

外国人を雇い入れたときと、辞めたときは、在留カードなどで在留資格や在留期間を確かめます。そのうえで、ハローワークに届け出ます。在留資格で認められていない仕事をさせると、知らなかったというだけでは罰を免れません（過失がないときは別です）。

雇用保険に入っている人は、資格取得届や喪失届に、在留資格などを書いて届け出ます（施行規則10条2項）。入っていない人は、様式第3号の届出書を使います（10条4項）。この管理表そのものには、書式の決まりも、保存の義務もありません。

2026-10-10 e-Gov「労働施策総合推進法」（令和8年10月1日施行時点）・「同施行規則」（令和8年10月1日施行時点）・「出入国管理及び難民認定法」（令和8年10月1日施行時点）で確認。令和9年4月1日施行の改正版で、施行規則10条から特定技能の分野・指定活動が外れること、入管法73条の2の法定刑が5年・500万円に上がることを確認　確認した資料：e-Gov 労働施策総合推進法／e-Gov 労働施策総合推進法施行規則／e-Gov 出入国管理及び難民認定法

含まれる項目

このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 国籍・地域
• 在留資格（選択：技術・人文知識・国際業務／特定技能1号／特定技能2号／技能実習／留学／家族滞在／特定活動／永住者／日本人の配偶者等／永住者の配偶者等／定住者／その他）
• 在留期間の満了日
• 在留カード番号
• 資格外活動の許可（選択：あり／なし）
• 特定技能の分野・指定活動
• 雇用保険（選択：被保険者／被保険者でない）
• 雇入年月日
• 離職年月日
• 届出期限（自動計算）
• 届出日
• 更新の声かけ日（満了90日前）（自動計算）
• 失効照会日

Excel画面のプレビュー

まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。

まっさら版（編集用）

▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。

記入例

ファイル形式

入力方法

1. 内定の前に在留カードの両面を見て、在留資格と、期間が切れる日を入れます。任せる仕事がその資格でできるかを、この時点で確かめます。
2. 雇用保険に入る人は、資格取得届と一緒に届け出ます。入らない人は、様式第3号の届出書で届け出ます。期限は自動で出ます。
3. 在留期間を更新したら、新しいカードを見てから、満了日と番号を書き換えます。カードが使えるかを照会した日も、入れ直します。

外国人雇用 管理表（在留カード・届出）で抜けやすい項目

一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。外国人雇用 管理表（在留カード・届出）には最初から入れてあります。

• 資格外活動の許可（留学生のアルバイトで、カード裏面の確認が抜ける）
• 離職年月日（辞めたあとの届出を忘れる。離職にも期限がある）
• 失効照会日（カードを見ただけで、番号が有効かを確かめていない）

カスタマイズ方法

• 特定技能の人を受け入れているときは、出入国在留管理庁への届出（特定技能所属機関の届出）の期限も列に足します。
• 2027年4月1日以降の雇入れ・離職では「特定技能の分野・指定活動」は届出事項から外れます。社内で使わないなら列を消して構いません。

利用上の注意

よくある質問

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