採用の事務
労働者名簿（Excel・無料）
労働基準法107条の記載事項を1人1行でそろえ、退職後の保存期限まで自動で出す労働者名簿です。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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ご回答は、次に作るテンプレートを決める材料にしています。
このテンプレートは誰向けですか
- 入社手続きと労務を1人で持っている中小企業の総務担当
- 監督署の調査で労働者名簿の提出を求められた会社
- 紙の様式第19号から、一覧で管理する形に移したい人
どのような場面で使いますか
入社が決まったら1行足し、辞めたときや亡くなったときに、同じ行を締めます。条文で決まった9つの項目を列にしてあります。空いている欄があれば「要記入」と出ます。退職日を入れると、いつまで残せばよいかが分かります。
労働者名簿の作成と保存（労働基準法107条・109条）
事業場ごとに、日雇いの人をのぞく全員の労働者名簿を作り、条文で決まった事項を書きます。書いた事項が変わったら、遅れずに直します。名簿は、辞めた日や亡くなった日から5年、とっておきます（経過措置で、当分の間は3年）。
労働者名簿の保存期間
図：本則は5年、経過措置で当分の間は3年。どちらも退職・死亡・解雇の日から数える
| 労働基準法 第107条 | 事業場ごとに、日雇いの人をのぞく全員の名簿を作る。氏名・生年月日・履歴などを書き、変わったら遅れずに直す。 |
|---|---|
| 労働基準法施行規則 第53条 | 名簿に書く事項を決めている。性別・住所・業務の種類・雇入れ・退職・死亡の6つ。ふだん30人未満の事業では、業務の種類を省ける。 |
| 労働基準法 第109条・第143条 | 名簿は5年間とっておく。ただし、当分の間は3年とする経過措置がある。 |
| 労働基準法施行規則 第56条 | 保存期間を数え始めるのは、その人が亡くなった日・辞めた日・解雇された日から。 |
| 労働基準法施行規則 第55条の2 | 年次有給休暇の管理簿や、賃金台帳とあわせて作ってもよい。 |
| 労働基準法施行規則 第59条の2 | 様式は、いちばん少ない形を示したもの。違う形を使ってもよい。 |
条文が求める項目と、この様式の列
| 条文が求める項目 | この様式の列 | 補足 |
|---|---|---|
| 氏名 | 氏名 | 法107条 |
| 生年月日 | 生年月日 | 法107条 |
| 履歴 | 履歴 | 法107条。範囲は条文に書かれていない |
| 性別 | 性別 | 規則53条1項1号 |
| 住所 | 住所 | 規則53条1項2号 |
| 従事する業務の種類 | 従事する業務の種類 | 規則53条1項3号。常時30人未満の事業では不要（同条2項） |
| 雇入の年月日 | 雇入年月日 | 規則53条1項4号 |
| 退職の年月日 | 退職年月日 | 規則53条1項5号 |
| 退職の事由（解雇の場合はその理由を含む） | 退職の事由（解雇はその理由） | 規則53条1項5号 |
| 死亡の年月日 | 死亡年月日 | 規則53条1項6号 |
| 死亡の原因 | 死亡の原因 | 規則53条1項6号 |
出典：労働基準法 第107条第1項・同法施行規則 第53条。「—」は、この様式に列を置いていない項目です。
| 保存期間 | 5年です（労働基準法143条の経過措置で、当分の間は3年）。数え始めるのは、その人が亡くなった日・辞めた日・解雇された日からです（施行規則56条1項1号）。働いている間は、保存期間が始まりません。 |
|---|---|
| 罰則 | 107条や109条に違反すると、30万円以下の罰金です（労働基準法120条1号）。 |
施行規則53条は、書式として様式第19号を示しています。ただ、59条の2では、様式は「最少限度」を示したものとされています。横書き・縦書きなど、違う形を使ってかまいません。書くべき事項がそろっていれば、1人1行の一覧表で作れます。賃金台帳や、年次有給休暇の管理簿とあわせて作ることもできます（55条の2）。
2026-10-10 e-Gov「労働基準法」（令和8年7月17日施行時点）・「労働基準法施行規則」（令和8年4月1日施行時点）で確認。令和9年4月1日施行の改正版でも107条・109条・施行規則53条・56条は変わらないことを確認。様式第19号の欄は e-Gov 添付のPDFで確認 確認した資料：e-Gov 労働基準法／e-Gov 労働基準法施行規則
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 社員番号
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 従事する業務の種類
- 雇入年月日
- 履歴
- 退職年月日
- 退職の事由（解雇はその理由）
- 死亡年月日
- 死亡の原因
- 最終訂正日
- 記入漏れ（自動計算）
- 保存期限（5年で計算）（自動計算）
- 備考
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 労働者名簿 | |||||||||||||||
| 2 | 採用板｜労働基準法107条の記載事項を1人1行でそろえ、退職後の保存期限まで自動で出す労働者名簿です。 | |||||||||||||||
| 3 | 書き漏れ・書き換えのときにすること（記入の前に読む） ・「記入漏れ」が「要記入」の行は、入社書類から埋める。住所や生年月日は本人の書類で確かめる。口で聞いただけの内容では埋めない。 ・住所や業務の種類などが変わったら、その月のうちに直して「最終訂正日」を入れる。古い値は消さずに、備考に残しておく。 ・辞めた人の行は消さない。「保存期限」の日までは残す。過ぎた行だけを、まとめて消す。 | |||||||||||||||
| 4 | 社員番号 | 氏名 | 生年月日 | 性別 | 住所 | 従事する業務の種類 | 雇入年月日 | 履歴 | 退職年月日 | 退職の事由（解雇はその理由） | 死亡年月日 | 死亡の原因 | 最終訂正日 | 記入漏れ | 保存期限（5年で計算） | 備考 |
| 5 | ||||||||||||||||
| 6 | ||||||||||||||||
| 7 | ||||||||||||||||
| 8 | ||||||||||||||||
| 9 | ||||||||||||||||
| 10 | ||||||||||||||||
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 労働者名簿の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | 施行規則53条は、書式として様式第19号を示しています。ただ、59条の2では、様式は「最少限度」を示したものとされています。横書き・縦書きなど、違う形を使ってかまいません。書くべき事項がそろっていれば、1人1行の一覧表で作れます。賃金台帳や、年次有給休暇の管理簿とあわせて作ることもできます（55条の2）。 法令の内容は2026-10-10時点で確認したものです。改正があるため、所管の行政機関の最新の情報もあわせてご確認ください。 作成・更新：採用板（合同会社商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
| 12 | ||||||
| 13 | ||||||
| 14 | ||||||
| 15 | ||||||
| 16 | 関係する法令等：労働者名簿の作成と保存（労働基準法107条・109条） | |||||
| 17 | 労働基準法 第107条 | 事業場ごとに、日雇いの人をのぞく全員の名簿を作る。氏名・生年月日・履歴などを書き、変わったら遅れずに直す。 | ||||
| 18 | 労働基準法施行規則 第53条 | 名簿に書く事項を決めている。性別・住所・業務の種類・雇入れ・退職・死亡の6つ。ふだん30人未満の事業では、業務の種類を省ける。 | ||||
| 19 | 労働基準法 第109条・第143条 | 名簿は5年間とっておく。ただし、当分の間は3年とする経過措置がある。 | ||||
| 20 | 労働基準法施行規則 第56条 | 保存期間を数え始めるのは、その人が亡くなった日・辞めた日・解雇された日から。 | ||||
| 21 | 労働基準法施行規則 第55条の2 | 年次有給休暇の管理簿や、賃金台帳とあわせて作ってもよい。 | ||||
| 22 | 労働基準法施行規則 第59条の2 | 様式は、いちばん少ない形を示したもの。違う形を使ってもよい。 | ||||
| 23 | ||||||
| 24 | 条文が求める項目と、この様式の列 | |||||
| 25 | 出典 | 労働基準法 第107条第1項・同法施行規則 第53条 | ||||
| 26 | 氏名 | 「氏名」の列（法107条） | ||||
| 27 | 生年月日 | 「生年月日」の列（法107条） | ||||
| 28 | 履歴 | 「履歴」の列（法107条。範囲は条文に書かれていない） | ||||
| 29 | 性別 | 「性別」の列（規則53条1項1号） | ||||
| 30 | 住所 | 「住所」の列（規則53条1項2号） | ||||
| 31 | 従事する業務の種類 | 「従事する業務の種類」の列（規則53条1項3号。常時30人未満の事業では不要（同条2項）） | ||||
| 32 | 雇入の年月日 | 「雇入年月日」の列（規則53条1項4号） | ||||
| 33 | 退職の年月日 | 「退職年月日」の列（規則53条1項5号） | ||||
| 34 | 退職の事由（解雇の場合はその理由を含む） | 「退職の事由（解雇はその理由）」の列（規則53条1項5号） | ||||
| 35 | 死亡の年月日 | 「死亡年月日」の列（規則53条1項6号） | ||||
| 36 | 死亡の原因 | 「死亡の原因」の列（規則53条1項6号） | ||||
| 37 | ||||||
| 38 | 保存期間 | 5年です（労働基準法143条の経過措置で、当分の間は3年）。数え始めるのは、その人が亡くなった日・辞めた日・解雇された日からです（施行規則56条1項1号）。働いている間は、保存期間が始まりません。 | ||||
| 39 | 罰則 | 107条や109条に違反すると、30万円以下の罰金です（労働基準法120条1号）。 | ||||
| 40 | 確認した資料 | 2026-10-10 e-Gov「労働基準法」（令和8年7月17日施行時点）・「労働基準法施行規則」（令和8年4月1日施行時点）で確認。令和9年4月1日施行の改正版でも107条・109条・施行規則53条・56条は変わらないことを確認。様式第19号の欄は e-Gov 添付のPDFで確認 e-Gov 労働基準法 https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049 e-Gov 労働基準法施行規則 https://laws.e-gov.go.jp/law/322M40000100023 | ||||
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 労働者名簿 【記入例】 | |||||||||||||||
| 2 | 採用板｜労働基準法107条の記載事項を1人1行でそろえ、退職後の保存期限まで自動で出す労働者名簿です。 | |||||||||||||||
| 3 | 書き漏れ・書き換えのときにすること（記入の前に読む） ・「記入漏れ」が「要記入」の行は、入社書類から埋める。住所や生年月日は本人の書類で確かめる。口で聞いただけの内容では埋めない。 ・住所や業務の種類などが変わったら、その月のうちに直して「最終訂正日」を入れる。古い値は消さずに、備考に残しておく。 ・辞めた人の行は消さない。「保存期限」の日までは残す。過ぎた行だけを、まとめて消す。 | |||||||||||||||
| 4 | 社員番号 | 氏名 | 生年月日 | 性別 | 住所 | 従事する業務の種類 | 雇入年月日 | 履歴 | 退職年月日 | 退職の事由（解雇はその理由） | 死亡年月日 | 死亡の原因 | 最終訂正日 | 記入漏れ | 保存期限（5年で計算） | 備考 |
| 5 | E-0012 | 山田 太郎 | 1990/05/14 | 男 | 神奈川県川崎市中原区（以下略） | 施工管理 | 2024/04/01 | 2013年4月 ○○工務店に入社（現場監督）／2024年3月 同社を退職 | 2026/09/30 | 自己都合による退職 | 2026/10/01 | 2025-06 住所変更（旧：横浜市港北区） | ||||
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 17KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- 入社日が決まったら、入社書類を受け取った日に1行足します。雇入年月日には、実際に働き始めた日を入れます。
- 辞めたら、同じ行に退職の日と理由を入れます。解雇のときは「解雇」だけでなく、その理由まで書きます。
- 退職の日を入れると、いつまで残すかが出ます。経過措置（＝当分の間の扱い）では3年ですが、この表は本来の5年で計算しています。
労働者名簿で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。労働者名簿には最初から入れてあります。
- 履歴（条文に範囲の定めが無く空欄になりやすい。前職と社内の異動を書く運用が多い）
- 退職の事由（日付だけ入れて理由が空になる。解雇はその理由まで要る）
- 最終訂正日（住所が変わっても直した記録が無いと、いつの情報か分からない）
カスタマイズ方法
- 常時30人未満の事業場は「従事する業務の種類」を省けますが、異動や配置の確認に使えるので残しておくと便利です。
- 事業場が複数あるときは、シートを事業場ごとに分けます。名簿は事業場ごとに作るものです。
- 賃金台帳や年次有給休暇管理簿とあわせて作ることも認められています。同じ社員番号でつなぐと照合が楽です。
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 名簿は事業場ごとに作ります。本社でまとめて管理していても、支店・工場ごとに分けて出せる形にしておきます。
- 住所・生年月日などの個人情報を扱う表です。ファイルを開ける人を人事と必要な管理者に絞ってください。
- 施行規則53条は、書式として様式第19号を示しています。ただ、59条の2では、様式は「最少限度」を示したものとされています。横書き・縦書きなど、違う形を使ってかまいません。書くべき事項がそろっていれば、1人1行の一覧表で作れます。賃金台帳や、年次有給休暇の管理簿とあわせて作ることもできます（55条の2）。 法令の内容は2026-10-10時点で確認したものです。改正があるため、所管の行政機関の最新の情報もあわせてご確認ください。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
よくある質問
労働者名簿の必須項目は何ですか。
労働基準法107条で、氏名・生年月日・履歴の3つが決まっています。施行規則53条では、性別・住所・従事する業務の種類・雇入年月日・退職の日と事由・死亡の日と原因が決まっています。ふだん30人未満の事業では、業務の種類は書かなくてもよいとされています。
労働者名簿の保存期間は何年ですか。
労働基準法109条では5年です。ただし、143条の経過措置で、当分の間は3年とされています。数え始めるのは、その人が亡くなった日・辞めた日・解雇された日です（施行規則56条）。この表は5年で期限を出しています。
パートやアルバイトも労働者名簿に載せますか。
載せます。条文が除いているのは「日日雇い入れられる者」（＝日雇いの人）だけです。
様式第19号でないといけませんか。
いいえ。施行規則59条の2では、様式は「最少限度」を示したものとされています。横書き・縦書きなど、違う形を使ってかまいません。書くべき事項がそろっていれば、1人1行の表でも作れます。