EXCEL TEMPLATE
応募書類 保管・返却管理表｜無料Excelテンプレート
応募書類を、いつまで保管していつ返すか・捨てるかを管理します。
登録不要・14KB・Excel形式（入力用／記入例／使い方の3シート）
応募書類 保管・返却管理表を使う場面
不採用になった方の履歴書を、そのまま机の引き出しに残さないための表です。個人が特定される内容を書かずに済むよう、氏名ではなく受付番号と件数で管理します。廃棄予定日までの残日数が自動で出ます。
CONTENTS
応募書類 保管・返却管理表に入っている項目と記入例
左が列、右が「記入例」シートに入っている内容です。不要な列は削除して使えます。
| 受付番号 | C-011 |
|---|---|
| 選考結果 選択：採用／不採用／辞退／選考中 | 不採用 |
| 受領日 | 2026-08-20 |
| 書類の種類 | 履歴書・職務経歴書 |
| 件数 | 2 |
| 保管場所 | 施錠キャビネットA |
| 保管期限 | 2026-11-20 |
| 残日数 自動計算 | （空欄のまま） |
| 本人の希望 選択：返却希望／廃棄で可／確認していない | 返却希望 |
| 返却日 | （空欄のまま） |
| 廃棄予定日 | 2026-11-21 |
| 廃棄方法 選択：シュレッダー／溶解処理／返却／電子データ削除 | シュレッダー |
| 廃棄日 | （空欄のまま） |
| 立会者 | 鈴木 |
| 状態 選択：保管中／返却済／廃棄済 | 保管中 |
| 備考 | （空欄のまま） |
ブックの内容
- 入力用シート（30行ぶんの罫線と書式）
- 記入例シート（上の表の内容が1行入っています）
- 使い方シート
- 入力欄と自動計算欄を色分け
- 日付欄と数量欄に書式を設定
- 本人の希望の「確認していない」、状態の「廃棄済」に色が付きます
- 見出し行でウィンドウ枠を固定
- A4横・幅1ページで印刷
応募書類 保管・返却管理表の使い方
- 氏名は書かないでください。受付番号だけで採用管理表と紐づけられます。この表自体が個人情報の固まりになるのを避けます。
- 保管期限は自社のルールから決めます。採用者と不採用者で年数が違うので、選考結果の欄で分けます。
- 廃棄したら廃棄日と立会者を書きます。捨てたことを1人で決めない運用にします。
応募書類 保管・返却管理表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。応募書類 保管・返却管理表には最初から入れてあります。
- 本人の希望（返却を希望されていたのに廃棄してしまいます）
- 立会者（廃棄したことを確認した人が残りません）
- 保管期限（期限を決めないと、引き出しに何年も残ります）
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