外国人雇用状況届出のやり方｜期限・届出事項・在留カードで確かめること
外国人を雇い入れたときと、その人が辞めたときには、ハローワークへの届出があります。「外国人雇用状況の届出」と呼ばれるものです。
届出そのものは難しくありません。迷うのは、どの書類で、いつまでに出すかです。雇用保険の被保険者（＝雇用保険に入っている人）かどうかで、書類も期限も変わります。
この記事では、届出の対象になる人、使う書類、期限、確かめることを順に見ていきます。在留カードの見方そのものは在留カードの確認にまとめてあるので、あわせて読んでください。
この記事の内容（10項目）
外国人雇用状況届出とは
外国人雇用状況届出は、外国人を雇い入れたときと離職したときに、ハローワークへ出す届出です。届出のもとになっているのは、労働施策総合推進法28条1項です。外国人を新しく雇ったときと、雇っている外国人が辞めたときに、届け出ることを求めています。
届け出る前に、氏名・在留資格・在留期間などを確かめます。届け先は国（厚生労働大臣）ですが、実際に出すのは、事業所のある地域を受け持つハローワークです（施行規則12条）。
この届出は、会社の大きさや業種に関係なく、外国人を雇うすべての会社に求められています。正社員だけでなく、アルバイトやパートも対象です。
届け出た情報は、国が外国人の働き方をよくしたり、次の仕事探しを手伝ったりするのに使うとされています（28条2項）。出入国在留管理庁から求めがあれば、この情報が渡されることもあります（29条）。
採用の流れの中では、入社の手続きと同じ時期に出すものです。入社手続き全体は入社受け入れの準備にまとめてあります。
外国人雇用状況届出の対象になる人、ならない人
外国人雇用状況届出の対象になる「外国人」は、日本の国籍を持たない人です。ただし、厚生労働省令で決めた人は除かれます（7条）。
除かれるのは、次の2つです（施行規則1条の2）。
- 外交・公用の在留資格で在留する人
- 特別永住者
- 日本の国籍を持っているかはい対象外いいえ次へ
- 特別永住者かはい対象外いいえ次へ
- 外交・公用の在留資格かはい対象外いいえ次へ
外国人雇用状況届出の対象。永住者・留学生のアルバイトも含む
よく聞かれるのが永住者です。永住者は在留資格の1つなので、届出の対象になります。「日本人の配偶者等」や「定住者」の人も同じです。
留学生のアルバイトも対象です。資格外活動の許可（＝留学生などが、本来の目的とは別に働くための許可）を受けているかどうかも、届け出る事項に入っています。
反対に、国や自治体が外国人を雇うときは、この届出はありません。かわりに、雇った側から厚生労働大臣へ知らせる形になっています（28条3項）。民間の会社は、大きさに関係なく届け出る側です。
見た目や名前だけでは、対象かどうかは分かりません。採用の手続きでは、国籍に関係なく全員に同じ書類をお願いします。その中で在留カードがあるかを確かめる流れにすると、特定の人だけに確認を求める形を避けられます。
外国人雇用状況届出の書類は、雇用保険で分かれる
外国人雇用状況届出で使う書類は、その人が雇用保険の被保険者になるかどうかで分かれます（施行規則10条2項・4項）。
雇用保険の被保険者
- 雇用保険の資格取得届・喪失届に、在留資格などを書き加えて出す
- 別の届出書は要らない
被保険者でない人
- 様式第3号の届出書を出す
- 週の労働時間が短いアルバイトなど
被保険者になる人は、雇用保険の資格取得届に、在留資格・在留期間・国籍・在留カードの番号などを書き加えます。これで、外国人雇用状況の届出をしたことになります。手続きが1回で済む形です。
被保険者にならない人は、届出書（様式第3号）を別に出します。届出書は厚生労働省やハローワークで手に入ります。電子申請（＝インターネットでの提出）もできます。
どちらになるかは、雇用保険に入る条件で決まります。入社のときに入るかどうかを確かめ、管理表に書いておきます。そうすれば、期限の計算を間違えません。
外国人雇用状況届出の期限
外国人雇用状況届出の期限は、施行規則12条で決まっています。
| 場面 | 雇用保険の被保険者 | 被保険者でない人 |
|---|---|---|
| 雇い入れたとき | 雇い入れた日の属する月の翌月10日まで | 翌月の末日まで |
| 離職したとき | 離職の翌日から数えて10日以内 | 翌月の末日まで |
いちばん短いのは、被保険者が辞めたときの10日以内です。退職の手続きで忙しい時期と重なります。退職が決まったら、すぐに届出の予定を入れておきます。
雇入れの届出は、月をまたぐと期限がすぐに来ます。月末に入社した人は、翌月10日までの日数が少なくなります。
期限の計算を人の記憶に頼ると、担当が替わったときに抜けます。入社の日と辞めた日から、期限が自動で出る形にしておくと、見落としが減ります。
具体的な日付で見てみます。10月1日に被保険者として雇い入れた人は、11月10日までです。10月31日に雇い入れた人も、同じく11月10日までです。月末に入社した人ほど、残りの日数が短くなります。
被保険者が10月31日に辞めたときは、翌日の11月1日から数えて10日目、つまり11月10日までです。被保険者でない人が同じ日に辞めたときは、11月30日までになります。
届け出る事項と、在留カードで確かめること
届け出る事項は、法28条1項と施行規則10条1項に並んでいます。主なものは次のとおりです。
- 氏名・生年月日・性別・国籍（地域）
- 在留資格・在留期間
- 資格外活動の許可を受けていること（受けている人だけ）
- 在留カードの番号（中長期在留者）
- 雇い入れた（辞めた）事業所の名前と場所
施行規則11条は、これらを書類で確かめることを求めています。中長期在留者（＝3か月をこえて日本にいる人など）は在留カードで確かめます。それ以外の人は、パスポートや在留資格証明書で確かめます。
資格外活動の許可は、在留カードの裏面で確かめます。留学生のアルバイトで見落としやすいところです。
確かめたら、その日と、見た書類を記録します。カードのコピーを取るときは両面を取ります。写しの扱いは採用と個人情報にまとめてあります。
2027年4月から変わる届出事項
今は、特定技能の人は、どの分野で働くか（特定産業分野）も届け出ます。特定活動の人は、法務大臣が決めた活動の中身も届け出ます（施行規則10条1項6号・7号）。
2027年4月1日からは、この2つを届け出なくてよくなります（令和8年厚生労働省令第95号）。ただし、その日より前に雇い入れた人や辞めた人の届出は、前のルールのままです。
同じ2027年4月1日には、罰則も重くなります。入管法73条の2の不法就労助長罪（＝働く資格のない外国人を働かせた側の罪）です。今は3年以下の拘禁刑・300万円以下の罰金ですが、5年以下の拘禁刑・500万円以下の罰金に上がります（令和6年法律第60号）。
入管法73条の2第2項では、在留資格に合わない仕事だと知らなかった、というだけでは罰を免れません（過失がないときは別です）。だからこそ、在留カードを確かめた日と方法を残しておくことが大切になります。
届け出る事項は減りますが、合わない仕事をさせたときの責任は重くなります。届出の手間よりも、確かめた記録を残すほうが大切になる、と考えておくとよいでしょう。
特定技能の人を受け入れている会社には、別の届出もあります。出入国在留管理庁に出す「特定技能所属機関の届出」です。こちらは入管法19条の18で決まっています。
届出を忘れたとき、間違えたとき
届出をしなかったり、うその届出をしたりすると、30万円以下の罰金とされています（労働施策総合推進法50条1項2号）。
忘れていたことに気づいたら、気づいた時点で届け出ます。遅れた理由と届け出た日を記録しておきます。
よくある忘れ方は、次の3つです。
- 離職の届出を忘れる。雇入れは出したが、辞めたときに出していない
- アルバイトの届出を忘れる。雇用保険に入らない人には、別の届出書が要ることを知らない
- 前の担当者が出したか分からない。届出日の記録が無い
1つ目は、退職の手続きが給与や社会保険の担当に移ると起こりやすくなります。雇用保険の喪失届と一緒に出す人なら、喪失届の中の在留資格などの欄を埋めれば済みます。その欄を飛ばさないことが大切です。
3つ目は、届け出た日を1か所に残すだけで防げます。担当の引継ぎで抜けやすい点は採用担当の引き継ぎにまとめてあります。
在留期間の満了と、届出の記録をつなげる
外国人雇用状況届出は、入社と退職のときの手続きです。その間の在留期間の更新は、届け出なくてかまいません。
ただ、届出のときに確かめた在留期間の満了日（＝期限が切れる日）は、そのまま更新の管理に使えます。届出の記録と同じ表にしておくと、入社から退職まで1行で追えます。
満了日の少し前に声をかけるのは、更新の手続きに日数がかかるためです。会社が在職の証明などを頼まれることもあるので、早めに準備します。
更新したら、新しいカードを見てから記録を書き換えます。本人が更新していても、会社の記録が古いままになっているのはよくある形です。
外国人雇用状況届出を手続きに組み込む
外国人雇用状況届出を忘れずに続けるには、入社と退職の手続きの一覧に入れてしまうのがいちばんです。
- 入社の手続きの一覧に「外国人雇用状況の届出（期限：◯月10日）」を入れる
- 退職の手続きの一覧に「離職の届出（期限：離職の翌日から10日以内）」を入れる
- 届け出た日を管理表に入れ、控えを入社書類と同じ場所に置く
雇用保険の手続きと一緒に出す人は、資格取得届を出した日が、そのまま届出の日になります。別の作業として覚えておかなくて済みます。
雇用保険に入らないアルバイトが多い職場では、届出書を出す人と出さない人が混ざりがちです。入社のときに「雇用保険：被保険者でない」と書いておけば、届出書が要る人がひと目で分かります。
制度は改正で変わることがあります。年に1回は、厚生労働省やハローワークの案内で手順を見直します。迷ったときは、地域のハローワークに聞くのが確実です。
よくある質問
- Q. 外国人雇用状況届出の期限はいつですか。
- 雇用保険の被保険者は、雇入れが翌月10日まで、離職が翌日から10日以内です。被保険者でない人は、雇入れ・離職とも翌月の末日までです（労働施策総合推進法施行規則12条）。
- Q. 永住者も届け出ますか。
- 届け出ます。対象外は特別永住者と、外交・公用の在留資格の人です（施行規則1条の2）。
- Q. アルバイトも届け出ますか。
- 届け出ます。雇用保険に入らない人は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）で届け出ます。
- Q. 届出をしないとどうなりますか。
- 届出をしない、または虚偽の届出をした場合は30万円以下の罰金とされています（同法50条）。
- Q. どの書類で確かめますか。
- 中長期在留者は在留カード、それ以外の人は旅券や在留資格証明書で確かめます（施行規則11条）。
- Q. 雇用保険に入る人は、別に届出書を出しますか。
- 出しません。雇用保険の資格取得届・喪失届に在留資格などを書き加えて出すことで、外国人雇用状況届出をしたことになります（施行規則10条2項）。
- Q. 在留期間を更新したときも届け出ますか。
- 外国人雇用状況届出は雇入れと離職のときの届出です。更新のときは、新しい在留カードを見て社内の記録を書き換えます。
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