選考の連絡は期限を決める｜何日以内に返すかの目安
選考の連絡が遅れることは、採用の中でいちばん自社で直しやすい問題です。費用もかからず、社内の合意もほとんど要りません。それでいて、辞退の理由として最も多く挙がる場所でもあります。
一般には、場面ごとに何営業日以内に返すかを決め、超えたものが表に出る形にしておくやり方が採られています。この記事では、選考の連絡の期限について、目安の置き方から漏れを見つける仕掛け、担当が1人のときの回し方までを整理します。
この記事の内容（8項目）
- 選考の連絡は、場面ごとに期限を決める
- 期限は「守れる日数」で置く
- 不採用の連絡を後回しにしない
- 連絡の管理表で持つもの
- 未対応は「連絡日が空欄」で見つける
- 採用管理表とどう使い分けるか
- 宛先と手段を二重にする
- 重要な連絡は2つの手段で出す
- 返信が来ないときの追い方
- 電話をかける時間帯を決めておく
- 連絡が止まる原因と、直し方
- その1：結果が決まっていないから連絡できない
- その2：担当が1人しかいない
- その3：連絡すべきことが把握されていない
- 不採用の連絡の書き方
- 入れる要素は3つ
- 理由は書かなくてよい
- 書類の扱いを1行入れる
- 再応募の可否も書いておく
- 期限を守れているかを数える
- 超過が多い種類を1つだけ直す
- 辞退の理由と突き合わせる
- 応募の受付を取りこぼさない
- 応募の入口を1つに絞る
- 1日1回、決まった時間に確認する
- 受付した時点で採用管理表に行を足す
- よくある質問
選考の連絡は、場面ごとに期限を決める
「早く連絡する」だけでは運用になりません。場面ごとに営業日で決めて、書いて配るところまでやると守られます。
| 場面 | 期限の目安 | 遅れたときに起きること |
|---|---|---|
| 応募の受付連絡 | 当日または翌営業日 | 応募したことを忘れられる |
| 書類選考の結果 | 3営業日以内 | 他社の面接が先に入る |
| 面接日程の候補提示 | 2営業日以内 | 候補日が埋まって再調整になる |
| 面接の結果 | 3営業日以内 | 志望度が下がる。辞退が出る |
| 最終面接の結果 | 1から3営業日 | 他社の内定と重なる |
| 問い合わせへの返信 | 翌営業日 | 不安が残ったまま選考が進む |
| 不採用の連絡 | 結果が出た日から3営業日以内 | 放置されたと受け取られる |
期限は「守れる日数」で置く
短く置きすぎると、守れない日数が並ぶだけになります。大事なのは日数の短さより、決めた日数を守ることと、それを応募者に伝えておくことです。「1週間ほどお時間をいただきます」と最初に伝えてあれば、5日目の連絡は遅くありません。
不採用の連絡を後回しにしない
採用が決まった人への連絡を優先して、見送る人への連絡が後回しになりがちです。不採用の連絡が遅い会社は、次の募集で応募が減ります。選考結果が出た日に、通過と見送りの両方を同じ日に出してください。
連絡の管理表で持つもの
候補者1人1行の採用管理表には、連絡の履歴が入りません。1人に何回も発生するためです。連絡は別の表で、1件1行で持ちます。
| 列 | 役割 |
|---|---|
| 受付番号 | 採用管理表と同じ番号で候補者を特定する |
| 連絡の種類 | 受付／書類結果／日程／面接結果／内定／不採用 |
| 発生日 | 連絡すべき事象が起きた日。ここが期限の起点 |
| 期限 | 発生日に営業日数を足した日 |
| 連絡日 | 実際に連絡した日。空欄なら未対応 |
| 手段 | 電話／メール／郵送。届いたかの確認に使う |
| 担当 | 誰が連絡したか |
未対応は「連絡日が空欄」で見つける
連絡日の列を空欄のままにしておけば、期限で並べ替えるだけで未対応が上に集まります。この並べ替えを1日1回やるだけで、連絡漏れはほぼ無くなります。
採用管理表とどう使い分けるか
採用管理表は「いまどの段階にいるか」、連絡管理表は「何を伝えたか」です。両方を1枚にすると、1人に複数行が必要になって明細が崩れます。分け方は採用管理表の作り方にまとめています。
宛先と手段を二重にする
連絡したのに届いていない、ということが起きます。メールが迷惑メールに入る、電話に出られない、といった形です。連絡したかどうかと、届いたかどうかは別の話です。
重要な連絡は2つの手段で出す
| 連絡 | 手段 | 理由 |
|---|---|---|
| 受付、日程の候補 | メールのみ | 記録が残ればよい |
| 面接日程の確定 | メール＋前日の確認 | 当日の未着を防ぐ |
| 内定の通知 | 電話＋メール＋書面 | いちばん取りこぼしたくない |
| 不採用の連絡 | メール（希望があれば電話） | 相手の負担を小さくする |
返信が来ないときの追い方
メールを送って返信が無い場合、2営業日待って、別の手段で1回だけ連絡するのが一般的です。それでも反応が無ければ、期限を伝えたうえで選考を終了する形になります。何度も連絡し続けるのは、双方にとって時間の無駄になります。
電話をかける時間帯を決めておく
在職中の人に日中の電話はつながりません。あらかじめ「連絡がつきやすい時間帯」を聞いておくと、かけ直しの往復が減ります。応募の受付連絡のときに1行入れておけば足ります。
連絡が止まる原因と、直し方
期限を決めても連絡が止まるのは、たいてい次の3つのどれかです。
その1：結果が決まっていないから連絡できない
連絡が遅れているのではなく、社内で合否が決まっていない、という形です。この場合、連絡の期限をいくら決めても直りません。直すのは連絡ではなく、決める場のほうです。面接の直後に評価表を書き切って、その場で次に進めるかを決める形にすると解決します。決め方は面接の評価基準の作り方にまとめています。
その2：担当が1人しかいない
採用担当が1人だと、休んだ日数だけ連絡が止まります。連絡の文面を定型化して、代わりに出せる人を1人決めておくと止まりません。文面を毎回考えている状態だと、他の人が代われません。
その3：連絡すべきことが把握されていない
面接が終わったことを採用担当が知らない、といった形です。面接をした人が、終わった時点で結果を採用担当に渡すという流れを決めておいてください。評価表を提出することが、そのまま連絡の起点になります。
不採用の連絡の書き方
不採用の連絡は、書き方によって次の募集への影響が変わります。丁寧に書くことより、早く出すことと、行き止まりを作らないことが効きます。
入れる要素は3つ
- 結果。回りくどい書き方をせず、はっきり書きます
- 応募への礼。時間を使ってもらったことに触れます
- 次にできること。書類の返却や削除の扱い、再応募の可否
理由は書かなくてよい
不採用の理由を伝える義務はありません。実務では「総合的に判断した結果」として理由を書かない会社が多くあります。個別の理由を書くと、そこだけを直して再応募される形になり、双方にとって手間が増えます。
書類の扱いを1行入れる
応募書類を返却するのか、こちらで責任を持って廃棄するのかを書いておくと、問い合わせが減ります。募集要項に返却すると書いたなら、そのとおりにしてください。扱いの決め方は応募書類の保管と返却にまとめています。
再応募の可否も書いておく
次の募集で応募してよいかどうかを1行入れておくと、応募者が判断できます。受け付ける場合は、いつから可能かも添えてください。決め方は再応募の受け付け方にまとめています。
期限を守れているかを数える
期限を決めただけでは、守れているかどうか分かりません。月に1回、超過した件数を数えるだけで、状態が見えます。
| 数える単位 | 出し方 | この数字で分かること |
|---|---|---|
| 超過件数 | 連絡日と期限の差が1日以上のもの | どのくらい遅れているか |
| 種類別の超過 | 連絡の種類ごとに数える | どの場面で詰まっているか |
| 平均日数 | 発生日から連絡日までの平均 | 全体の速さの傾向 |
超過が多い種類を1つだけ直す
全部の場面を同時に直そうとすると続きません。いちばん超過が多い1つを選んで、原因を潰す形にしてください。面接結果の連絡が遅いなら、合否を決める場を直すのが先です。
辞退の理由と突き合わせる
連絡の超過が減ったのに辞退が減らないなら、原因は別の場所にあります。辞退が出た段階と理由を並べて見ると、連絡の問題なのか条件の問題なのかが分かれます。数え方は選考辞退の原因にまとめています。
応募の受付を取りこぼさない
連絡の期限を決めても、応募が来たことに気づいていなければ始まりません。受付の取りこぼしは、期限の超過として数字にも出ません。
応募の入口を1つに絞る
メール、電話、媒体の管理画面、自社フォームと入口が分かれていると、どこかが見落とされます。入口を1つに寄せるか、寄せられないなら見る順番と時間を決めてください。
| 入口 | 見落とす原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 採用専用のメール | 迷惑メールに入る | 週1回、迷惑メールフォルダを見る |
| 媒体の管理画面 | ログインしないと分からない | 通知メールの転送を設定する |
| 電話 | 担当が不在で伝わらない | 受けた人が書く場所を決めておく |
| 紹介会社からのメール | 他の連絡に埋もれる | 件名の規則を紹介会社と決める |
1日1回、決まった時間に確認する
気づいたときに見る形にすると、忙しい日に抜けます。朝の始業直後など、時間を決めて全部の入口を確認すると、遅くとも翌営業日には受付連絡が出せます。
受付した時点で採用管理表に行を足す
受付の連絡を出すだけで管理表に載せないと、その後の選考から漏れます。行を足すことと、受付の連絡を出すことをセットにしてください。明細の作り方は採用管理表の作り方にまとめています。
よくある質問
- Q. 期限は営業日と暦日のどちらで数えますか？
- 営業日で数えてください。暦日だと、連休をはさんだときに守れない日数になります。応募者に伝えるときは「3営業日以内」ではなく「今週中にご連絡します」のように、相手が日付で分かる言い方に置き換えると親切です。
- Q. 選考結果の連絡は何日以内が目安ですか？
- 書類選考も面接も3営業日以内としている会社が多くあります。ただし日数の短さより、決めた日数を守ることと、応募者に先に伝えておくことのほうが効きます。1週間かかると伝えてあれば、5日目の連絡は遅くありません。
- Q. 不採用の連絡に理由を書くべきですか？
- 書く義務はありません。実務では「総合的に判断した結果」として理由を伝えない会社が多くあります。個別の理由を書くと、そこだけを直して再応募される形になり、双方の手間が増えます。社内の記録には理由の区分を残してください。
- Q. メールを送っても返信が来ないときは、どうしますか？
- 2営業日待って、別の手段で1回だけ連絡してください。それでも反応が無ければ、期限を伝えたうえで選考を終了する形になります。何度も連絡し続けるのは双方にとって時間の無駄になります。
- Q. 採用担当が1人しかいない場合、休むと連絡が止まります。
- 連絡の文面を定型化して、代わりに出せる人を1人決めておいてください。受付、書類通過、日程の候補、面接結果、不採用の5つを用意しておけば、名前と日付を差し替えるだけで出せます。
- Q. 連絡の期限を決めても守れません。何から直しますか？
- まず、連絡が遅いのか、社内で合否が決まっていないのかを分けてください。決まっていないなら、連絡の期限をいくら決めても直りません。面接の直後に評価表を書き切って、その場で次に進めるかを決める形にすると解決します。
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