面接のドタキャンへの企業側の対応｜メール例文と振替の線引き

採用板 編集部法令の原文と省庁の資料で確認：2026年10月3日

面接キャンセル・振替記録表（Excel・無料）直前のキャンセルと振替を記録し、繰り返しに気づけるようにします。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

面接のドタキャンは、連絡の有無で分ける

同じ「来なかった」でも、連絡があったかどうかで、企業側のやることが変わります。まずここを分けてください。

連絡なしの欠席を、すぐ辞退にしない

体調不良、交通機関の乱れ、日程の勘違いといったことがあります。その日のうちに1回連絡してから判断してください。すぐ辞退として処理すると、続けたかった人を取りこぼします。

辞退は別の記録に入れる

面接に来なかったことと、選考を降りることは別です。辞退は辞退理由の記録に入れて、段階別に数えてください。数え方は選考辞退の原因にまとめています。

面接のドタキャンで振替する線引きを、企業側の社内ルールにする

その場で判断すると、担当によって扱いが変わります。先に決めて、書いておいてください。

「1回まで」が扱いやすい

1回の変更は誰にでも起きます。2回目からは、双方の予定が合っていない可能性が高いので、そこで判断する形が現実的です。

当日の連絡は、理由で分けない

理由の真偽を判断しようとすると、担当の主観が入ります。「当日の連絡も1回まで振替可」といった形で、理由に踏み込まないほうが運用が揃います。

決めたことを候補者にも伝える

日程の確定連絡に「ご都合が悪くなった場合は、前日までにご連絡ください」と1行入れておくと、連絡が来やすくなります。連絡に入れる項目は面接の日程調整のやり方にまとめています。決めたルールは選考の段階表と一緒に持つと、担当が替わっても運用が残ります。段階の決め方は選考フローの作り方にまとめています。

面接日程調整表（Excel・無料）候補日時、確定日時、面接官、会場だけを素早く共有できます。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

面接のドタキャン当日、企業側の手順

連絡なしで来なかった場合、その場でやることを決めておくと、面接官を長く待たせずに済みます。

1. 開始から10分待つ。交通機関の遅れの範囲です
2. 電話をかける。メールより先に電話。出ない場合は留守番電話に残します
3. 面接官に伝えて、枠を解放する。15分で判断します
4. その日のうちにメールを送る。心配していること、連絡がほしいことを書きます
5. 翌営業日まで返信を待つ。返信が無ければ、決めたとおりに処理します

最初にかけるのは電話

移動中や体調不良のときに、メールは見られないことがあります。電話のほうが早く状況が分かります。日程の連絡の段階で、電話番号を確認しておいてください。

責める文面にしない

メールの文面は、心配していることと、連絡がほしいことだけにしてください。事情がある場合、責める文面を送ると、そのまま選考が終わります。

面接官の枠を戻す

15分待って来ない場合は、面接官に伝えて、その時間を別の用に使ってもらってください。1時間空けて待たせると、次から枠を出してもらいにくくなります。

面接のドタキャンに企業側が送るメール例文

面接のドタキャンで企業側が送る連絡は、ほとんどが次の4つの場面に分かれます。どの例文も、事実・こちらの次の動き・期限の3つだけを書くのがポイントです。理由を問いただす言葉や、責める言葉は入れません。

前日の確認も、例文を1つ持っておく

前日に「明日◯時、◯◯（場所またはオンラインのURL）でお待ちしております。ご都合が悪くなった場合はこのメールにご返信ください」と1通送る形は、手間が少なく、日程の勘違いによる欠席を減らす手立てとして広く使われています。返信の窓口を書いておくと、ドタキャンが「事前の変更」に変わります。

例文は送った日と一緒に記録する

どの例文をいつ送ったかを記録に残すと、「連絡したのに返事が無かった」のか「そもそも連絡していなかった」のかを、担当が替わっても区別できます。送った連絡の管理は選考連絡の期限の決め方にまとめています。

面接のドタキャンの繰り返しを見つける

1件のドタキャンは、たまたま起きたことです。記録を取っていないと、繰り返していることに気づけません。

面接までの間隔を先に見る

日程を決めてから面接まで間が空くと、その間に他社で決まったり、気持ちが変わったりします。ドタキャンが多いなら、まず日程を早められないかを見てください。枠の押さえ方は面接の日程調整のやり方にまとめています。

経路で集中しているとき

特定の媒体からの応募だけ面接に来ないなら、その媒体の効果測定の数字に反映してください。応募数は多いが面接実施率が低い、という形で出ます。数え方は採用の効果測定にまとめています。

件数が少ないうちは実数で見る

月に面接が5件の規模では、1件のキャンセルで率が20パーセント動きます。3か月分をまとめて、実数で見てください。

選考辞退理由管理表（Excel・無料）辞退が出た段階と理由だけを集めて、選考のどこで抜けているかを見ます。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

面接のドタキャンで記録に残すもの

ドタキャンの記録は、1件1行で、原因を後から探せる形にします。

回数の列を必ず持つ

同じ候補者で2回目かどうかは、記録が無いと担当の記憶頼みになります。担当が代わると分からなくなります。応募から内定までを1行で持つ表と受付番号でつないでおくと、照合が楽になります。表の作り方は採用管理表の作り方にまとめています。

理由は無理に聞かない

キャンセルの理由を詳しく聞き出そうとしないでください。本人が言った範囲で記録すれば足ります。体調や家庭の事情に踏み込むと、病歴のような要配慮個人情報を集めることになりかねません。

面接官の時間も記録する

ドタキャンで空いた面接官の時間を数えておくと、対策を提案するときの根拠になります。「今期はキャンセルで面接官の時間が6時間分空きました」と言えると、枠の増設や日程の前倒しの話が通ります。

面接のドタキャンを減らす手立て

ドタキャンは0にはなりません。減らせる範囲で、手間の少ないものからやります。

1. 日程を早める。決めてから面接まで1週間以内を目安にします
2. 前日に確認の連絡を出す。1通送るだけで、忘れによる欠席を防げます
3. 候補日を3つ以上、時間帯を散らして出す。無理な日程で確定しなくなります
4. 所要時間と場所を明記する。予定が立てやすくなります
5. オンラインの枠を1つ用意する。移動が理由のキャンセルが減ります

前日の連絡は手間が少ない

定型文を用意しておけば、1件1分で終わります。返信の窓口を書いておくと、無断欠席が事前の連絡に変わります。文面は上の例文の節にあります。

オンラインの枠を混ぜる

移動の負担が理由なら、一次面接をオンラインにするだけで解決することがあります。準備の項目はオンライン面接の準備にまとめています。

キャンセル料は求めない

選考の段階でキャンセル料を求める形は、一般的ではありません。求めると、応募そのものが減ります。減らす手立ては、上の5つで足ります。

企業側の都合で面接を変更するとき

面接官の急な予定で、企業側から変更をお願いすることもあります。この場合の扱いも決めておいてください。

謝罪と候補日を同じ連絡で出す

日程だけ白紙に戻すと、そこで辞退につながります。お詫びと、代わりの候補日3つを同じ連絡の中で出してください。

できるだけ早く伝える

候補者は、面接のために休みを取っていることがあります。変更が分かった時点ですぐ連絡してください。前日や当日の連絡は、相手の予定を無駄にします。

記録には「会社都合」として残す

候補者側のキャンセルと混ぜて数えると、実態が読めなくなります。会社都合の変更が多いなら、面接官の枠の押さえ方に問題があります。

2回目はできるだけ避ける

企業側の都合で2回変更すると、候補者から見て準備が悪い会社に映ります。面接の枠を先に押さえておくと、この形は減ります。

面接のドタキャンで選考を終了する判断

決めた条件に当てはまった場合、選考を終了します。終了するときも、必ず連絡してください。

連絡せずに終わらせない

返信が無いからといって、何も伝えずに選考を止めると、候補者はまだ選考中だと思ったまま待つことになります。1通送って終えてください。

期限を添えると、戻ってくることがある

終了を伝えるときに「◯日までなら再開できます」と添えると、事情があって連絡できなかった人が戻ってくることがあります。行き止まりにしないでください。

書類の扱いを書く

選考が終了した場合の応募書類の扱いも、1行入れてください。不採用の連絡と同じ形で足ります。考え方は応募書類の保管と返却にまとめています。

記録の結果欄を埋める

終了したら、記録の結果欄を必ず埋めてください。空欄のまま残ると、まだ選考中の人と区別がつきません。

面接のドタキャンへの企業側の対応にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

面接のドタキャンそのものを定めた法令はありません。ただ、企業側が応募者に送る連絡や、募集の情報、面接の場の決まりについては、ここ数年で改正が続きました。日付順に並べます。

ポイントは、ドタキャンのあとの連絡も、募集と選考の一部として法令の決まりの中にあることです。連絡の手段と文面を社内ルールに書いておくと、どの担当が対応しても同じ形になります。

出典：e-Gov法令検索（職業安定法）、厚生労働省 令和4年職業安定法の改正について、厚生労働省 求人企業向けリーフレット、厚生労働省 令和6年4月より募集時等に明示すべき事項が追加されます、厚生労働省 令和8年10月1日からハラスメント対策が強化されます。確認日は2026年10月3日です。募集や応募者の個人情報の扱いは所轄のハローワークまたは都道府県労働局 職業安定部、ハラスメント対策は都道府県労働局 雇用環境・均等部（室）で確認してください。

面接のドタキャンへの企業側の対応に出てくる用語

面接のドタキャンへの企業側の対応を調べると出てくる言葉です。法令に定めのある言葉と、ない言葉を分けて並べます。

面接のドタキャンで混ざりやすいのが、無断欠席と選考辞退です。無断欠席は「来なかった」という事実、選考辞退は「降りる」という本人の意思と分けておくと、記録と次の連絡を取り違えません。

面接のドタキャンへの企業側の対応と一緒に押さえておきたいこと

面接のドタキャンへの企業側の対応は、分け方と例文と振替の線引きを決めれば大きく前進します。そのうえで、上位の解説ではあまり触れられていない点をまとめます。

欠席の理由を深追いしない

職業安定法の指針は、社会的差別の原因となるおそれのある事項や思想・信条などを、原則として集めないこととしています。病歴などは要配慮個人情報にあたり、取得には原則として本人の同意が要るとされています（個人情報保護法20条2項）。「体調不良」と言われたら、病名や通院の状況までは聞かずに「体調不良」とだけ記録する形が安全です。

連絡の手段は、会社が決めたものに限る

2026年10月1日から、求職者等に対するセクシュアルハラスメントの防止措置が義務になり、面談の時間や場所、やり取りに使う手段などのルールを決めて周知することが求められています。ドタキャンのあとの連絡は、会社の電話とメールに限ると社内ルールに書いておくと、担当者の個人の連絡先でのやり取りが生まれません。

損害賠償やキャンセル料は、考えないほうが早い

入力候補には「面接 ドタキャン 損害賠償」も出てきます。面接の欠席について損害賠償を定めた法令の規定はなく、請求するなら不法行為（民法709条）などの要件を満たす必要があります。面接官の時間を守る手立ては、請求よりも、日程の前倒し・前日の確認・振替の上限のほうが効きます。個別の事情で検討するなら、弁護士に相談してください。

連絡のつかないまま終わった応募者の情報は、期限を決めて消す

選考を終えた応募者の個人データは、利用する必要がなくなったら遅滞なく消去するよう努めることとされています（個人情報保護法22条）。選考終了の連絡を送った日から何か月で書類と記録を消すかを決めておくと、ドタキャンの記録だけが残り続けることを防げます。期間の決め方は応募書類の保管と返却にまとめています。

採用板 編集部がまとめました様式を無料で配り、使い方と法令の決まりを記事にまとめています。法令の数字は e-Gov の原文で確かめてから載せています。

よくある質問

Q. 面接を無断で欠席した候補者に、企業側から連絡すべきですか？

その日のうちに1回連絡してください。体調不良や交通機関の乱れ、日程の勘違いということがあります。すぐ辞退として処理すると、続けたかった人を取りこぼします。電話をかけ、出なければ留守番電話に残し、同じ日にメールも送ります。責める文面にせず、事実と、返信の期限だけを書いてください。

Q. 面接の振替は何回まで受けるべきですか？

1回までと決めておく形が扱いやすくなります。1回の変更は誰にでも起きますが、2回目からは双方の予定が合っていない可能性が高くなります。決めたことを社内ルールに書き、振替の案内のメールにも「日程の変更は1回まで」と書いておくと、運用が揃います。

Q. 当日キャンセルの理由が本当かどうか、判断すべきですか？

理由の真偽を判断しようとすると、担当の主観が入ります。「当日の連絡も1回まで振替可」といった形で、理由に踏み込まないほうが運用が揃います。理由も、本人が言った範囲で記録すれば足ります。体調の理由は、病名まで聞かないでください。

Q. 面接をドタキャンした応募者に、損害賠償を求められますか？

面接の欠席について損害賠償を定めた法令の規定はなく、請求するなら不法行為（民法709条）などの要件を満たす必要があります。手間に比べて得るものが少なく、応募そのものが減るおそれもあるため、日程の前倒しや前日の確認、振替の上限で防ぐほうが現実的です。個別の事情で検討するなら、弁護士に相談してください。

Q. 面接のドタキャンを減らすには、何から始めればよいですか？

日程を早めることと、前日に確認の連絡を1通出すことです。決めてから面接まで1週間以内を目安にすると、その間に他社で決まったり気持ちが変わったりする余地が減ります。前日の連絡に返信の窓口を書いておくと、無断欠席が事前の連絡に変わります。

Q. 返信が無い候補者の選考を、黙って終わらせてよいですか？

必ず1通送って終えてください。何も伝えないと、候補者はまだ選考中だと思ったまま待つことになります。「◯日までなら再開できます」と添えると、事情があって連絡できなかった人が戻ってくることがあります。

面接キャンセル・振替記録表（Excel・無料）直前のキャンセルと振替を記録し、繰り返しに気づけるようにします。登録不要でダウンロードできます。

テンプレートを見る

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。