面接のキャンセルへの対応｜振替の線を先に決める
面接の予定を空けて待っていたのに、来なかった。面接官の時間も、会議室も無駄になります。その場の判断で対応していると、担当によって扱いが変わります。
一般には、連絡があったかどうかで扱いを分け、振替の条件を先に決めておく形が採られています。この記事では、面接のキャンセルへの対応を、分け方から振替の条件、繰り返しの見つけ方、減らす手立てまでの順に整理します。
この記事の内容（9項目）
- キャンセルは、連絡の有無で分ける
- 連絡なしの欠席を、すぐ辞退にしない
- 辞退は別の記録に入れる
- 振替の条件を先に決める
- 「1回まで」が扱いやすい
- 当日の連絡は、理由で分けない
- 決めたことを候補者にも伝える
- 当日に来なかったときの手順
- 最初にかけるのは電話
- 責める文面にしない
- 面接官の枠を戻す
- 繰り返しを見つける
- 面接までの間隔がいちばん効く
- 経路で集中しているとき
- 件数が少ないうちは実数で見る
- 記録に残すもの
- 回数の列を必ず持つ
- 理由は無理に聞かない
- 面接官の時間も記録する
- キャンセルを減らす手立て
- 前日の連絡がいちばん手間に対して効く
- オンラインの枠を混ぜる
- キャンセル料は求めない
- こちらの都合で変更するとき
- 謝罪と候補日を同じ連絡で出す
- できるだけ早く伝える
- 記録には「会社都合」として残す
- 2回目はできるだけ避ける
- 選考を終了する判断
- 連絡せずに終わらせない
- 期限を添えると、戻ってくることがある
- 書類の扱いを書く
- 記録の結果欄を埋める
- よくある質問
キャンセルは、連絡の有無で分ける
同じ「来なかった」でも、連絡があったかどうかで、こちらのやることが変わります。まずここを分けてください。
| 種類 | 状態 | こちらの対応 |
|---|---|---|
| 事前の変更 | 前日までに連絡があった | 振替の候補日を出す |
| 当日の連絡 | 当日に連絡があった | 理由を聞いて、振替の可否を判断する |
| 連絡なしの欠席 | 時間になっても来ない、連絡もない | その日のうちに1回連絡する |
| 辞退 | 選考そのものを降りる | 辞退として記録する。理由を1つ聞く |
連絡なしの欠席を、すぐ辞退にしない
体調不良、交通機関の乱れ、日程の勘違いといったことがあります。その日のうちに1回連絡してから判断してください。すぐ辞退として処理すると、続けたかった人を取りこぼします。
辞退は別の記録に入れる
面接に来なかったことと、選考を降りることは別です。辞退は辞退理由の記録に入れて、段階別に数えてください。数え方は選考辞退の原因にまとめています。
振替の条件を先に決める
その場で判断すると、担当によって扱いが変わります。先に決めて、書いておいてください。
| 決めること | 置き方の例 |
|---|---|
| 何回まで振り替えるか | 1回まで。2回目は選考終了とする |
| 何時間前までの連絡なら振り替えるか | 前日までの連絡は振替。当日は理由による |
| 連絡なしの欠席の扱い | その日のうちに1回連絡。返信が無ければ選考終了 |
| 振替の候補日をいつ出すか | 連絡を受けた当日か翌営業日 |
| 面接官への伝え方 | 誰が伝えるか。枠を戻すか |
「1回まで」が扱いやすい
1回の変更は誰にでも起きます。2回目からは、双方の予定が合っていない可能性が高いので、そこで判断する形が現実的です。
当日の連絡は、理由で分けない
理由の真偽を判断しようとすると、担当の主観が入ります。「当日の連絡は1回まで振替可」といった形で、理由に踏み込まないほうが運用が揃います。
決めたことを候補者にも伝える
日程の確定連絡に「ご都合が悪くなった場合は、前日までにご連絡ください」と1行入れておくと、連絡が来やすくなります。連絡に入れる項目は面接の日程調整のやり方にまとめています。
当日に来なかったときの手順
連絡なしで来なかった場合、その場でやることを決めておくと、面接官を長く待たせずに済みます。
- 開始から10分待つ。交通機関の遅れの範囲です
- 電話をかける。メールより先に電話。出ない場合は留守番電話に残します
- 面接官に伝えて、枠を解放する。15分で判断します
- その日のうちにメールを送る。心配していること、連絡がほしいことを書きます
- 翌営業日まで返信を待つ。返信が無ければ、決めたとおりに処理します
最初にかけるのは電話
移動中や体調不良のときに、メールは見られません。電話のほうが早く状況が分かります。日程の連絡の段階で、電話番号を交換しておいてください。
責める文面にしない
メールの文面は、心配していることと、連絡がほしいことだけにしてください。事情がある場合、責める文面を送ると、そのまま選考が終わります。
面接官の枠を戻す
15分待って来ない場合は、面接官に伝えて、その時間を別の用に使ってもらってください。1時間空けて待たせると、次から枠を出してもらいにくくなります。
繰り返しを見つける
1件のキャンセルは、たまたま起きたことです。記録を取っていないと、繰り返していることに気づけません。
| 見えてくること | 記録から分かる形 | 手を打つ場所 |
|---|---|---|
| 特定の時間帯に集中 | 平日の日中の枠だけキャンセルが多い | 夕方や土曜の枠を増やす |
| 特定の経路に集中 | ある媒体からの応募だけ来ない | その媒体の効果を見直す |
| 連絡から面接までの間隔 | 2週間以上先の面接でキャンセルが多い | 日程を早める |
| 特定の職種に集中 | 条件が市場と合っていない可能性 | 募集要項を見直す |
| 同じ候補者で複数回 | 2回目、3回目の変更 | 決めた条件どおりに処理する |
面接までの間隔がいちばん効く
日程を決めてから面接まで2週間以上空くと、その間に他社で決まったり、気持ちが変わったりします。キャンセルが多いなら、まず日程を早められないかを見てください。枠の押さえ方は面接の日程調整のやり方にまとめています。
経路で集中しているとき
特定の媒体からの応募だけ面接に来ないなら、その媒体の効果測定の数字に反映してください。応募数は多いが面接実施率が低い、という形で出ます。数え方は採用の効果測定にまとめています。
件数が少ないうちは実数で見る
月に面接が5件の規模では、1件のキャンセルで率が20パーセント動きます。3か月分をまとめて、実数で見てください。
記録に残すもの
キャンセルの記録は、1件1行で、原因を後から探せる形にします。
| 列 | 役割 |
|---|---|
| 受付番号と氏名 | 採用管理表と対応させる |
| もとの日時 | 時間帯の傾向を見る |
| 連絡の有無と、連絡があった日時 | 何時間前だったか |
| 種類 | 事前変更／当日連絡／連絡なし／辞退 |
| 理由 | 本人が言った内容。無理に聞かない |
| 回数 | その候補者で何回目か |
| 振替の日時 | 振り替えた場合 |
| 結果 | 面接実施／選考終了／辞退 |
回数の列を必ず持つ
同じ候補者で2回目かどうかは、記録が無いと担当の記憶頼みになります。担当が代わると分からなくなります。
理由は無理に聞かない
キャンセルの理由を詳しく聞き出そうとしないでください。本人が言った範囲で記録すれば足ります。体調や家庭の事情に踏み込むと、要配慮個人情報にあたるものを集めることになりかねません。
面接官の時間も記録する
キャンセルで空いた面接官の時間を数えておくと、対策を提案するときの根拠になります。「今期はキャンセルで面接官の時間が6時間分空きました」と言えると、枠の増設や日程の前倒しの話が通ります。
キャンセルを減らす手立て
キャンセルは0にはなりません。減らせる範囲で、手間の少ないものからやります。
- 日程を早める。決めてから面接まで1週間以内に収めます。いちばん効きます
- 前日に確認の連絡を出す。1通送るだけで、忘れによる欠席が減ります
- 候補日を3つ以上、時間帯を散らして出す。無理な日程で確定しなくなります
- 所要時間と場所を明記する。予定が立てやすくなります
- オンラインの枠を1つ用意する。移動が理由のキャンセルが減ります
前日の連絡がいちばん手間に対して効く
定型文を用意しておけば、1件1分で終わります。それだけで、忘れによる欠席はかなり減ります。連絡の管理は選考連絡の期限の決め方にまとめています。
オンラインの枠を混ぜる
移動の負担が理由なら、一次面接をオンラインにするだけで解決します。準備の項目はオンライン面接の準備にまとめています。
キャンセル料は求めない
選考の段階でキャンセル料を求める形は、一般的ではありません。求めると、応募そのものが減ります。減らす手立ては、上の5つで足ります。
こちらの都合で変更するとき
面接官の急な予定で、こちらから変更をお願いすることもあります。この場合の扱いも決めておいてください。
謝罪と候補日を同じ連絡で出す
日程だけ白紙に戻すと、そこで辞退につながります。お詫びと、代わりの候補日3つを同じ連絡の中で出してください。
できるだけ早く伝える
候補者は、面接のために半休を取っていることがあります。変更が分かった時点ですぐ連絡してください。前日や当日の連絡は、相手の予定を無駄にします。
記録には「会社都合」として残す
候補者側のキャンセルと混ぜて数えると、実態が読めなくなります。会社都合の変更が多いなら、面接官の枠の押さえ方に問題があります。
2回目はできるだけ避ける
こちらの都合で2回変更すると、候補者から見て準備が悪い会社に映ります。面接の枠を先に押さえておくと、この形は減ります。
選考を終了する判断
決めた条件に当てはまった場合、選考を終了します。終了するときも、必ず連絡してください。
連絡せずに終わらせない
返信が無いからといって、何も伝えずに選考を止めると、候補者はまだ選考中だと思ったまま待つことになります。1通送って終えてください。
期限を添えると、戻ってくることがある
終了を伝えるときに「◯日までなら再開できます」と添えると、事情があって連絡できなかった人が戻ってきます。行き止まりにしないでください。
書類の扱いを書く
選考が終了した場合の応募書類の扱いも、1行入れてください。不採用の連絡と同じ形で足ります。考え方は応募書類の保管と返却にまとめています。
記録の結果欄を埋める
終了したら、記録の結果欄を必ず埋めてください。空欄のまま残ると、まだ選考中の人と区別がつきません。
よくある質問
- Q. 面接を無断で欠席した候補者に、連絡すべきですか？
- その日のうちに1回連絡してください。体調不良や交通機関の乱れ、日程の勘違いということがあります。すぐ辞退として処理すると、続けたかった人を取りこぼします。責める文面にせず、心配していることと連絡がほしいことだけを書いてください。
- Q. 面接の振替は何回まで受けるべきですか？
- 1回までとしている会社が多くあります。1回の変更は誰にでも起きますが、2回目からは双方の予定が合っていない可能性が高くなります。決めたことを日程の確定連絡にも書いておくと、運用が揃います。
- Q. 当日キャンセルの理由が本当かどうか、判断すべきですか？
- 理由の真偽を判断しようとすると、担当の主観が入ります。「当日の連絡は1回まで振替可」といった形で、理由に踏み込まないほうが運用が揃います。理由も、本人が言った範囲で記録すれば足ります。
- Q. 面接のキャンセルを減らすには、何がいちばん効きますか？
- 日程を早めることです。決めてから面接まで1週間以内に収めると、その間に他社で決まったり気持ちが変わったりすることが減ります。次に効くのは、前日に確認の連絡を1通出すことです。
- Q. 返信が無い候補者の選考を、黙って終わらせてよいですか？
- 必ず1通送って終えてください。何も伝えないと、候補者はまだ選考中だと思ったまま待つことになります。「◯日までなら再開できます」と添えると、事情があって連絡できなかった人が戻ってくることがあります。
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