採用予算の決め方｜費目に分けて、単価から逆算する

この記事の内容（8項目）

1. 採用予算は費目に分けてから金額を入れる
2. 発生の仕方が違うものを同じ行にしない
3. 人件費は年1回だけ入れる
4. 採用予算の決め方は3手順
5. 1人あたりの上限額の置き方
6. 採用予定人数は採用計画から取る
7. 経路の組み合わせで必要額が変わる
8. 前払いと成功報酬を混ぜて持つ
9. 社員紹介の謝礼は、賃金として扱う
10. 予算と実績を並べて、残りを見る
11. 残りを「あと何人ぶん」で言う
12. 費目をまたぐ流用のルールを決めておく
13. 請求書が来る前に書く
14. 採用予算が途中で足りなくなる3つの原因
15. その1：紹介会社を使う想定が入っていない
16. その2：採用に失敗した回数が読めていない
17. その3：選考にかかる費用が見えていない
18. 予算を削るよう言われたときの考え方
19. 削る代わりに、時期をずらす選択肢を出す
20. 効果の低い経路を先に止める
21. 予算の実績を、どこまで細かく記録するか
22. 面接の交通費は件数で効く
23. よくある質問

採用予算は費目に分けてから金額を入れる

採用予算の決め方でつまずくのは、たいてい「求人広告費」という1行だけで組んでしまうときです。実際には、求人広告以外の支出が全体の半分近くを占めることがあります。

発生の仕方が違うものを同じ行にしない

求人広告費は先に払うお金、紹介手数料は採用が決まってから払うお金です。同じ行にまとめると、残りがいくらか分からなくなります。「広告は使い切ったが紹介はまだ使っていない」という状態が見えるだけで、判断がしやすくなります。

人件費は年1回だけ入れる

採用担当や面接官の人件費も、本来は採用コストです。ただし月次の管理に入れると、毎月の集計が重くなります。月次は外部に払うお金だけにして、年に1回、経営に報告するときだけ人件費を足す形が回しやすくなります。

採用予算の決め方は3手順

採用予算の決め方は、次の3手順で進みます。1人あたりの上限額から入るのが、いちばん短い道です。

1. 職種ごとに、1人あたりの上限額を決める。過去の実績か、給与に対する割合で置きます
2. 採用予定人数をかけて、必要額を出す。ここが予算の下限になります
3. 費目に割り振り、予備費を1割足す。使う経路が決まっていれば割り振りは自動的に決まります

1人あたりの上限額の置き方

実績が無い場合、一般に使われているのは想定年収に対する割合です。人材紹介を使う場合の成功報酬は理論年収の30パーセント前後が一般的とされているので、そこを上限の目安に置く会社が多くあります。求人媒体だけで採るなら、もっと低く置けます。

採用予定人数は採用計画から取る

予算の議論だけで人数を決めると、費用に合わせて人数が縮みます。人数は採用計画で先に決めておいて、そこから予算を出す順番にしてください。逆にすると、現場の要望と予算のどちらも満たさない中途半端な数字になります。

経路の組み合わせで必要額が変わる

同じ人数を採る場合でも、どの経路を使うかで必要額が数倍変わります。予算を組む段階で経路の組み合わせを決めておくと、途中で足りなくなりません。

前払いと成功報酬を混ぜて持つ

求人媒体だけで組むと、応募が来なかったときに費用だけが出ます。人材紹介だけで組むと、1人あたりが高くなります。前払いの経路と成功報酬の経路を両方持っておくと、どちらかが外れても採用が止まりません。

社員紹介の謝礼は、賃金として扱う

社員に支払う紹介の謝礼は、職業安定法40条との関係で扱いに注意が要ります。同法は、労働者の募集に従事する者へ報酬を与えることを原則として禁じています。実務では、就業規則に定めたうえで賃金として支払う形が一般的です。予算上も、募集費ではなく人件費として置く会社があります。詳しくはリファラル採用のルールの作り方にまとめています。金額や支払い方の可否は、社会保険労務士にご確認ください。

予算と実績を並べて、残りを見る

採用予算は、組んだ時点では半分です。使った金額を同じ表に書き足していって、残りがいくらかを見るところまでやって機能します。

残りを「あと何人ぶん」で言う

金額の残りだけを見ると、多いのか少ないのか分かりません。1人あたりの単価で割って「あと何人ぶん残っているか」に直すと、採用計画と直接つながります。紹介の残り90万円が1人ぶんなら、あと1人しか採れません。

費目をまたぐ流用のルールを決めておく

募集が余って紹介が足りない、ということは普通に起きます。流用してよいかどうかを先に決めておくと、そのたびに承認を取らずに済みます。「予備費と募集からは紹介へ流用してよい」といった1行で足ります。

請求書が来る前に書く

実績を請求書が来てから書くと、1か月から2か月遅れます。発注した時点で見込み額を書いておくと、残りが実態に近くなります。確定したら金額を上書きします。個別の支払管理は人材紹介の手数料の見方と面接の交通費の扱いで扱っています。

採用予算が途中で足りなくなる3つの原因

予算が期の途中で尽きるとき、原因はだいたい次の3つです。

その1：紹介会社を使う想定が入っていない

求人媒体だけで組んだ予算に、途中から人材紹介が入ると、1人で数十万円から百万円単位の支出が乗ります。使う可能性があるなら、0円でも行だけは作っておいてください。行があると、使う判断のときに予算の話が先に出ます。

その2：採用に失敗した回数が読めていない

1回の募集で採れる前提で組むと、採れなかったときの2回目の掲載費が出ます。募集は1回で決まらないことのほうが多くあります。職種によっては、掲載を2回ぶん見込んでおくほうが実態に合います。

その3：選考にかかる費用が見えていない

適性検査の受検料、遠方からの候補者の交通費、面接会場の費用は、1件あたりは小さくても件数で効いてきます。応募が想定より多い月に、この費目だけが膨らみます。

予算を削るよう言われたときの考え方

採用予算は、経費の見直しで最初に削られる対象になりやすい項目です。削る話が来たときに、どこを削ると何が起きるかを先に整理しておくと、話が具体的になります。

削る代わりに、時期をずらす選択肢を出す

予算そのものを削らずに、採用の時期を後ろへずらして次期の予算に載せるという選択肢があります。現場の負担は延びますが、要件を落とさずに済みます。採用計画で「採れなかったときに何を動かすか」を先に決めてあれば、この会話がすぐできます。

効果の低い経路を先に止める

一律に何割か削るより、効果測定の数字を持って、単価の高い経路から止めるほうが被害が小さくなります。数字が無いと、この提案ができません。効果測定を始めていない場合は、まず3か月数えるところからです。方法は採用の効果測定にまとめています。

予算の実績を、どこまで細かく記録するか

実績の記録を細かくしすぎると、月次の更新が続きません。1件いくらから記録するかを決めておくと、手間が一定になります。

面接の交通費は件数で効く

1件あたりは数千円でも、面接の件数が増えると合計は無視できません。1件ずつではなく月ごとの合計で持つと、記録の手間を抑えたまま金額が見えます。支給の決め方は面接の交通費の扱いにまとめています。

よくある質問

Q. 採用予算は年間でどのくらい見ておけばよいですか？

一律の目安はありません。職種、地域、使う経路で数倍変わります。実績が無い場合は、想定年収に対する割合で1人あたりの上限を置き、採用予定人数をかけて出してください。外の平均額は、桁が合っているかの確認にだけ使うのが安全です。

Q. 採用予算に担当者の人件費を入れるべきですか？

月次の管理では外部に払うお金だけにしたほうが続きます。人件費を毎月按分すると集計が重くなり、更新されなくなります。年に1回、経営に報告するときだけ人件費を含めた総額を出す形が回しやすくなります。

Q. 費目をまたいで予算を流用してもよいですか？

流用してよい方向を先に決めておくと、そのたびに承認を取らずに済みます。「予備費と募集からは紹介へ流用してよい」といった1行で足ります。決めていないと、必要なときに使えず採用が止まります。

Q. 社員紹介の謝礼は、どの費目に入れますか？

募集費ではなく人件費として扱っている会社があります。社員に支払う紹介の謝礼は職業安定法40条との関係があり、実務では就業規則に定めて賃金として支払う形が一般的です。金額や支払い方の可否は社会保険労務士にご確認ください。

Q. 予算が足りなくなったとき、何から手を打ちますか？

効果測定の数字を持って、単価の高い経路から止めてください。一律に削ると、効いている経路まで落ちます。数字が無い場合は、削るより採用の時期を後ろへずらして次期の予算に載せるほうが、要件を落とさずに済みます。

本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-08-30時点のものです。