採用計画の立て方｜必要人数を作業量と退職見込みから逆算する手順
「人が足りないから募集を出す」で動いていると、募集を出した時点ではもう遅い、ということが繰り返されます。退職の申し出から、募集・選考・内定を経て入社するまでの時間を数えると、数か月かかることが少なくないためです。
一般には、職種ごとに「何人を」「いつまでに」入れたいかを決め、そこから逆算して募集の開始時期を置く形が採られています。これが採用計画です。この記事では、採用計画の立て方を、必要人数を現場の作業量と退職見込みから逆算する手順から、時期の置き方、応募数の逆算、見直しの周期までの順に整理します。人事が専任でいない会社でも回せる大きさにしています。
この記事の内容（12項目）
- 採用計画とは何を決める計画か
- 欠員補充と増員は分けて書く
- 採用計画の立て方は5手順
- 必要人数の出し方
- 離職の見込みを入れないと、毎年足りなくなる
- 現場の希望はそのまま書かない
- 採用計画の必要人数を、作業量と退職見込みから逆算する
- 定年の人は、本人の意向を聞いてから数える
- 自社の退職の実績が無いときは、統計を仮置きにする
- 作業量で出した人数と、現場の希望を並べる
- 入社月から逆算して、募集の開始時期を決める
- 選考の日数は、決めておかないと伸びる
- 応募数の逆算と、経路の割り振り
- 経路は3つ以内から始める
- 採用計画は3か月ごとに見直す
- 見直しで触るのは3つの数字だけ
- 採れなかったときに、先に決めておくこと
- 採用計画を現場と共有する形
- 共有するのは3つの数字だけ
- 採用計画は「約束」ではないと先に言う
- 月1回、選考状況だけ共有する
- 採用計画の立て方にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
- 採用計画の立て方に出てくる用語
- 採用計画の立て方と一緒に押さえておきたいこと
- 退職の申し出の時期は、法律と就業規則で違う
- 新卒は、学校の日程に合わせて別の行で持つ
- 計画の人数は、管理表の実績で毎月確かめる
- 入社後の受け入れの人数も、計画に入れる
- よくある質問
採用計画とは何を決める計画か
採用計画とは、職種ごとに、何人を、いつまでに、いくらで採るかを先に決めておくものです。決めるのはこの4つだけで、採用手法や面接の内容までは含みません。
大手向けの解説では、経営戦略や中長期の人員構成から入る手順が紹介されています。考え方としては正しいのですが、10人から100人規模の会社では、そこから始めると計画を作る前に採用が始まってしまいます。先に「今期の欠員と増員」だけを1枚にして、あとから中期の話を足すほうが手が動きます。
欠員補充と増員は分けて書く
採用計画では、欠員補充と増員を同じ行に混ぜないでください。判断する人が違うためです。欠員補充は現場の判断で決まりますが、増員は予算の話になるので経営の承認が要ります。分けて書くと、どちらが承認待ちで止まっているかが一目で分かります。
採用計画の立て方は5手順
採用計画の立て方は、次の5手順で進みます。最初の2つを飛ばして募集の話から入ると、あとで人数の根拠を聞かれて止まります。
- いまの人数と、1年以内に減る見込みを書き出す。定年、契約満了、既に申し出のある退職
- 職種ごとに必要人数を出す。作業量と退職見込みから逆算し、欠員補充と増員に分ける
- 入社してほしい月を置く。繁忙期の前か、教育担当が動ける時期か
- 入社月から逆算して、募集の開始月を決める。選考にかかる日数と、内定から入社までの期間を足す
- 1人あたりの上限額を置く。ここが採用予算の入口になります
この5つが埋まると、採用計画は1枚に収まります。職種が5つ以内の会社なら、A4の横1枚で足ります。
必要人数の出し方
採用計画で必要人数を出すとき、一般に使われている考え方は次の3つです。どれか1つに決める必要はなく、職種によって使い分けます。
| 出し方 | 計算の形 | 向いている職種 |
|---|---|---|
| 欠員から出す | 今年度に抜ける人数をそのまま埋める | 人数が決まっている持ち場、交代制の職場 |
| 仕事量から出す | 見込みの受注量や台数を、1人あたりの処理量で割る | 製造、施工、配送、施設の運営 |
| 比率から出す | 売上や店舗数に対する人数の比を保つ | 店舗、営業、間接部門 |
離職の見込みを入れないと、毎年足りなくなる
必要人数を「欠員 ＋ 増員」だけで出すと、採用した人が1年以内に辞めた分が計算から抜けます。前年の離職率が分かるなら、採用予定数に、その分を上乗せしておくほうが実態に合います。上乗せの根拠になる数字は、早期離職の原因の調べ方で集める聞き取りから作れます。
現場の希望はそのまま書かない
各部署に希望人数を聞くと、合計が予算を大きく超えるのが普通です。ここで削る作業を先にやると調整に時間がかかるので、まず全部書き出して、優先順位の列を1つ足すほうが早く進みます。優先順位が付いていれば、予算が決まった時点で上から取れます。
採用計画の必要人数を、作業量と退職見込みから逆算する
採用計画の必要人数は、現場の「足りない」という感覚から決めると、毎年同じ議論になります。来期の作業量を時間に直し、そこから1人が回せる時間で割ると、人数の根拠が数字で残ります。ここでは製造の持ち場を例に、作業量と退職見込みから採用人数を逆算する手順を示します。数字はすべて計算の形を見せるための例です。
- 来期の作業量を時間に直す。生産予定が月4,800個、1個あたりの作業が0.5時間なら、月2,400時間です
- 1人が回せる時間を出す。所定労働が月160時間でも、休暇・教育・段取りの時間があります。自社の実績で実働の割合が85パーセントなら、1人あたり月136時間です
- 作業量を1人の時間で割る。2,400 ÷ 136 ＝ 17.6なので、必要なのは18人です
- 来期の頭数を見込む。いま16人いても、分かっている退職と、まだ分からない退職を引きます
- 差を採用人数にする。18人から来期に残る人数を引いた分が、採る人数です
| 退職見込みの種類 | 数え方 | 例 |
|---|---|---|
| 分かっている退職 | 定年、契約の満了、すでに申し出のある退職を1人ずつ書く | 定年1人、契約満了1人 |
| まだ分からない退職 | 自社の過去3年の自己都合退職の人数を平均し、分かっている分と重ならないように足す | 年1人 |
| 来期に残る人数 | いまの人数から上の2つを引く | 16人 − 3人 ＝ 13人 |
| 採用人数 | 必要人数から残る人数を引く | 18人 − 13人 ＝ 5人 |
定年の人は、本人の意向を聞いてから数える
継続雇用制度の対象者を労使協定で限定できる経過措置は2025年3月31日で終わり、65歳までの継続雇用は原則として希望者全員が対象になっています。定年の年齢に達しても、本人が継続雇用を希望すれば、定年後も働き続けることになります。定年を迎える人は、計画を作る前に本人の意向を聞いて、退職見込みに入れるかどうかを決めてください。
自社の退職の実績が無いときは、統計を仮置きにする
過去の退職の数を数えていない会社は、公的な統計を仮置きにできます。厚生労働省の令和7年雇用動向調査（2026年8月31日公表）では、離職率は全体で13.7パーセント、一般労働者で11.4パーセント、パートタイム労働者で19.9パーセントでした。統計は業種と規模で大きく違うので、1年回したら自社の数字に置き換えてください。退職の理由を集める方法は早期離職の原因の調べ方にまとめています。
作業量で出した人数と、現場の希望を並べる
作業量から出した人数と、現場が希望する人数がずれることはよくあります。ずれた分は、作業の見込みの違いか、1人あたりの時間の違いのどちらかです。どちらかを確かめてから人数を決めると、計画の根拠を採用稟議書にそのまま書けます。
入社月から逆算して、募集の開始時期を決める
採用計画でいちばん間違えやすいのが時期です。「4月に入ってほしい」から4月に募集を出す、という形になっている会社は少なくありません。
逆算に使う日数は、選考にかかる日数と内定から入社までの期間の2つです。次の表は、自社の実績が出るまでの仮置きの例です。実績があるならそちらを使ってください。
| 区間 | 仮置きの例 | 自社で数える場所 |
|---|---|---|
| 募集開始から応募が集まるまで | 2週間から1か月 | 掲載開始日と応募日の差 |
| 応募から内定まで | 2週間から1か月半 | 採用管理表の応募日と内定日の差 |
| 内定から入社まで（在職者） | 1か月から2か月 | 内定承諾管理表の入社予定日 |
| 内定から入社まで（新卒） | 卒業まで固定 | 学校の日程 |
在職中の人を採る中途採用では、候補者が今の勤め先に退職を申し出てから辞めるまでの期間がかかります。民法では申入れから2週間とされていますが（民法627条1項）、就業規則や引継ぎの都合でそれより長くなることもあります。表の例を足し合わせると、短いほうでも2か月、長いほうでは4か月半かかります。4月入社を狙うなら、遅くとも1月には募集が出ている必要があり、余裕を見るなら前の年の11月から12月に出しておくと安心です。
選考の日数は、決めておかないと伸びる
逆算に使う「応募から内定まで」の日数は、実績を測るものではなく先に決めておくものです。段階ごとの日数を置く方法は選考フローの作り方にまとめています。ここを決めないまま採用計画を立てると、計画上の入社月だけが動かず、現実の選考が伸びていきます。
応募数の逆算と、経路の割り振り
採用計画に人数と時期が入ったら、そこから必要な応募数を出します。各段階の通過率をかけ算するだけなので、電卓で足ります。
この例では、1人採るのに20人の応募が要ります。3人採るなら60人です。ここで出た数字が、募集にいくら使うかの根拠になります。通過率は自社の実績が出れば置き換えます。実績の数え方は採用の歩留まりの見方にまとめています。
経路は3つ以内から始める
必要な応募数が出たら、どの経路から集めるかを割り振ります。最初から5つも6つも並べると、どれも中途半端になって効果が測れません。3つ以内で始めて、数字が出てから足すほうが判断がつきます。経路ごとの効果の見方は採用チャネルの効果測定で扱っています。
採用計画は3か月ごとに見直す
採用計画は、年度の初めに作って終わりにすると、半年で実態と合わなくなります。見直しの周期を先に決めておくと、作りっぱなしになりません。
見直しで触るのは3つの数字だけ
- 通過率。仮置きしていた数字を、実績に置き換えます
- 残りの人数。採れた分を引きます
- 使った費用。予算の残りを確認します
この3つ以外は、期の途中では触らないほうが混乱しません。職種の追加や要件の変更は、募集を出し直すタイミングでまとめて反映します。
採れなかったときに、先に決めておくこと
計画どおりに採れないことは普通に起きます。そのときに何を動かすかを、計画を作る段階で決めておくと判断が速くなります。一般に選ばれるのは次の3つです。
| 動かすもの | やること | 影響 |
|---|---|---|
| 時期 | 入社月を後ろへずらす | 現場の負担が延びる |
| 要件 | 必須要件を歓迎要件へ落とす | 入社後の教育が増える |
| 費用 | 経路を足す、紹介会社を使う | 1人あたりの単価が上がる |
3つとも動かさない、という選択はありません。どれを先に動かすかを決めておくと、毎回の会議で同じ議論を繰り返さずに済みます。
採用計画を現場と共有する形
採用計画は、作った人だけが持っていると効きません。現場の責任者が、いつ誰が入るかを把握している状態まで持っていって完成します。
共有するのは3つの数字だけ
計画表をそのまま配ると、費用や優先順位まで見えて話が広がります。現場に共有するのは次の3つに絞ると、確認の会話が短くなります。
| 共有するもの | 言い方 | 現場が判断できること |
|---|---|---|
| 職種と人数 | この職種を2人 | 受け入れの人数 |
| 入社してほしい月 | 10月までに1人、来年4月に1人 | 教育担当の手配 |
| いまの選考状況 | 面接まで3人、内定まで1人 | いつごろ決まりそうか |
採用計画は「約束」ではないと先に言う
計画に人数が書いてあると、現場は必ず採れるものとして受け取ります。採れなかったときに、採用担当の責任という話になりがちです。計画を共有するときに、応募状況によって時期がずれること、そのときは時期・要件・費用のどれかを動かすことを先に伝えておくと、話が揉めません。
月1回、選考状況だけ共有する
計画そのものは3か月ごとの見直しで足りますが、選考状況は月1回共有すると、現場が待ちの状態にならずに済みます。共有する数字は採用の歩留まりの見方で数えたものをそのまま使えます。
立てた計画を決裁にかける段階は採用稟議書にまとめています。
採用計画の立て方にかかわる最近の動き（2026年10月時点）
採用計画の立て方そのものを定めた法令はありません。ただ、必要人数の数え方や、募集のときに示す条件にかかわる改正が、2024年から2026年にかけて続きました。日付順に並べます。
| 日付 | できごと | 採用計画の立て方とのかかわり |
|---|---|---|
| 2024年4月1日 | 募集時に示す労働条件に、業務の変更の範囲、就業場所の変更の範囲、有期契約の更新上限などが加わった（職業安定法施行規則） | 採用計画の職種ごとの行に、異動や勤務地の変更があり得るかを書いておくと、募集要項にそのまま移せる |
| 2025年4月1日 | 継続雇用制度の対象者を限定できる経過措置が2025年3月31日で終わり、65歳までの継続雇用は原則として希望者全員が対象になった（高年齢者雇用安定法） | 定年を迎える人を、そのまま退職見込みに数えない。本人の意向を聞いてから入れる |
| 2026年7月1日 | 民間企業の障害者の法定雇用率が2.5パーセントから2.7パーセントに上がり、雇用義務のある事業主の範囲が常時雇用する労働者40人以上から37.5人以上に広がった | 対象になる会社は、法定雇用率を満たすための人数を採用計画の行に入れる |
| 2026年8月31日 | 厚生労働省が令和7年雇用動向調査を公表。離職率は13.7パーセント（一般労働者11.4パーセント、パートタイム労働者19.9パーセント）、入職率は14.7パーセント | 自社の退職の実績が無いときの、退職見込みの仮置きに使える |
ポイントは、採用計画の必要人数は、作業量だけでなく、法令で決まる人数と、退職の見込みの数え方でも動くことです。計画を作る前にこの4つを確かめておくと、期の途中で人数を組み直す場面が減ります。
出典：厚生労働省 令和6年4月より募集時等に明示すべき事項が追加されます、ハローワーク飯田橋 高年齢者雇用確保措置、大分労働局 令和8年7月より障害者の法定雇用率が2.7％に引き上げられます、厚生労働省 令和7年雇用動向調査結果の概況。確認日は2026年10月3日です。自社が対象になるかどうかは、所轄のハローワークで確認してください。
採用計画の立て方に出てくる用語
採用計画の立て方を調べると出てくる言葉です。法令に定めのある言葉と、社内で決める言葉を分けて並べます。
| 用語 | 意味 | 出典 |
|---|---|---|
| 採用計画 | 職種ごとに、何人を、いつまでに、いくらで採るかを先に決めたもの | 法令上の定義はない |
| 要員計画（人員計画） | 事業の見込みから、部署や職種ごとに必要な人数を決めた計画。採用計画の前提になる | 法令上の定義はない |
| 欠員補充 | 退職などで抜けた人数を埋める採用 | 法令上の定義はない |
| 離職率 | 1年間の離職者数を、1月1日現在の常用労働者数で割った割合 | 厚生労働省 雇用動向調査の用語の定義 |
| 継続雇用制度 | 雇用している高年齢者を、本人が希望するときは定年後も引き続き雇用する制度。65歳までの雇用確保措置の1つ | 高年齢者雇用安定法9条 |
| 法定雇用率 | 事業主が雇用しなければならない障害者の割合。民間企業は2026年7月から2.7パーセント | 障害者雇用促進法43条、厚生労働省 |
| 歩留まり（通過率） | 選考の各段階で次の段階に進んだ人の割合 | 法令上の定義はない |
採用計画の立て方で混ざりやすいのが、要員計画と採用計画です。要員計画は「何人いればよいか」、採用計画は「そのうち何人を、いつ外から採るか」と分けておくと、異動や配置換えで埋める分を採用の人数に入れずに済みます。
採用計画の立て方と一緒に押さえておきたいこと
採用計画の立て方は、必要人数と時期を1枚に落とせば大きく前進します。そのうえで、計画を作る段階で見落としやすい点をまとめます。
退職の申し出の時期は、法律と就業規則で違う
期間の定めのない雇用は、民法では解約の申入れから2週間で終了するとされています（民法627条1項）。一方で、就業規則で「1か月前までに申し出る」と決めている会社もあります。採用計画の退職見込みは、申し出から実際に辞めるまでの期間を自社の決まりで数えておくと、補充の募集を出す時期が遅れません。中途採用の候補者の側でも同じことが起きるので、内定から入社までの期間を見るときにも使えます。
新卒は、学校の日程に合わせて別の行で持つ
新卒採用は、入社月が4月に固定され、高校卒業予定者は求人の受付や応募書類の提出の時期が決まっています。中途採用と同じ逆算では時期が合わないので、採用計画では新卒の行を分けてください。高卒採用の段取りは高卒採用の学校訪問にまとめています。
計画の人数は、管理表の実績で毎月確かめる
採用計画は、作った時点では見込みの数字です。応募から入社までの実績を管理表で数えて、月に1回、計画の残りの人数と比べると、3か月ごとの見直しを待たずに遅れに気づけます。表の持ち方は採用管理表の作り方にまとめています。
入社後の受け入れの人数も、計画に入れる
採用計画の人数が増えると、入社後に教える人の手も要ります。入社月ごとに、教育担当が何人を受け持てるかを横に書いておくと、同じ月に入社が重なって受け入れが回らない事態を防げます。試用期間の面談の段取りは試用期間と本採用の判断にまとめています。
よくある質問
- Q. 採用計画は何年先まで作るべきですか？
- 人事の専任がいない規模では、まず今期の1年分だけで足ります。1年分が回るようになってから、3年先の人員構成を足していくほうが手が止まりません。最初から中長期の計画を作ろうとすると、作る作業だけで数か月かかり、その間に募集が始まってしまいます。
- Q. 採用計画は誰が作るものですか？
- 人事の専任がいない会社では、総務や管理部門の担当が下書きを作り、各部署の責任者と経営で確認する形が一般的です。大事なのは作る人ではなく、増員の承認を誰が出すかを先に決めておくことです。ここが曖昧だと、募集を出す段階で止まります。
- Q. 採用計画の必要人数は、どう計算すればよいですか？
- 来期の作業量を時間に直し、1人が実際に回せる時間で割ると、必要な人数が出ます。そこから、いまの人数のうち定年・契約満了・申し出済みの退職と、過去の実績から見込む退職を引いた「来期に残る人数」を差し引いた分が、採用する人数です。定年を迎える人は、継続雇用を希望するかを先に聞いてから数えてください。
- Q. 採用計画に必要人数の根拠を書く必要はありますか？
- 書いておいたほうが後で楽になります。欠員なのか増員なのか、増員なら何が増えるからなのかを1行で残しておくと、翌年の計画を作るときに前提が変わったかどうかを判断できます。
- Q. 中途採用と新卒採用は同じ計画に書いてよいですか？
- 同じ1枚に書いてかまいませんが、行は分けてください。新卒は入社月が固定されていて、募集の開始時期も学校の日程で決まります。逆算の考え方が違うので、混ぜると時期の列が読みにくくなります。
- Q. 計画した人数を採れなかった場合、どうすればよいですか？
- 時期、要件、費用のどれを動かすかを決めます。3つとも動かさずに採れることはほとんどありません。どれを先に動かすかを計画を作る段階で決めておくと、判断が速くなります。
- Q. 採用計画と採用予算は同じ表にしてよいですか？
- 分けたほうが扱いやすくなります。採用計画は人数と時期、採用予算は費目と金額で、更新の周期も違います。計画の1人あたり上限額から予算へつなぐ形にすると、両方が生きます。予算の決め方は採用予算の決め方にまとめています。
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本記事は一般的な業務の進め方を整理したものです。社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先してご確認ください。記事の内容は2026-10-03時点のものです。