選考の進行
選考辞退理由管理表（Excel・無料）
辞退が出た段階と理由だけを集めて、選考のどこで抜けているかを見ます。
Excel（エクセル）形式 ／ 更新日 2026-08-28
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ご回答は、次に作るテンプレートを決める材料にしています。
どのような場面で使いますか
不採用理由集計表が「こちらが断った理由」なのに対して、こちらは「先方から断られた理由」を集める表です。同じ段階で辞退が続くなら、その段階のやり方に原因があります。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 辞退日
- 候補者ID
- 氏名
- 応募職種
- 辞退した段階（選択：書類選考中／一次面接前／一次面接後／二次面接後／内定後）
- 申出方法（選択：メール／電話／エージェント経由／連絡なし）
- 辞退理由（選択：他社に決まった／条件が合わない／勤務地／仕事内容／選考が長い／在職先に慰留／理由不明）
- 詳細
- 他社状況
- 見直す点
- 担当者
- 状態（選択：記録のみ／見直し中／見直し済）
Excel画面のプレビュー
まっさらな入力用と記入例を表示しています。伏せている箇所はありません。どちらも同じファイルに入っています。
まっさら版（編集用）
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 選考辞退理由管理表 | |||||||||||
| 2 | 採用板｜辞退が出た段階と理由だけを集めて、選考のどこで抜けているかを見ます。 | |||||||||||
| 3 | 辞退の申出を受けたときにすること（記入の前に読む） ・理由を聞けなかったときは「聞けず」と書く。空欄にすると、理由が無かったことになる。 ・同じ段階での辞退が続いたら、その段階のやり方を見直す。候補者の質の話にしない。 ・辞退した人を悪く書かない。記録は次の採用を直すためのもので、評価ではない。 | |||||||||||
| 4 | 辞退日 | 候補者ID | 氏名 | 応募職種 | 辞退した段階 | 申出方法 | 辞退理由 | 詳細 | 他社状況 | 見直す点 | 担当者 | 状態 |
| 5 | ||||||||||||
| 6 | ||||||||||||
| 7 | ||||||||||||
| 8 | ||||||||||||
| 9 | ||||||||||||
| 10 | ||||||||||||
| A | B | C | D | E | F | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 選考辞退理由管理表の使い方 | |||||
| 2 | ||||||
| 3 | 項目 | 内容 | ||||
| 4 | 1 | 「入力用」シートへ実際のデータを入力します。 | ||||
| 5 | 2 | 灰色のセルは自動計算欄です。数式を消さずに使います。 | ||||
| 6 | 3 | 区分や担当者は自社の呼び方に変更できます。 | ||||
| 7 | 4 | 不要な列は、実際に運用してから削除します。 | ||||
| 8 | 5 | 記入の仕方は「記入例」シートを見てください。 | ||||
| 9 | ||||||
| 10 | 利用上の注意 | |||||
| 11 | この様式は、一般的な面接・候補者管理・採用進捗の業務をもとに作成した参考様式です。法令で定められた様式ではありません。 社内規程、契約条件、法令上の要件がある場合は、それらを優先して調整してください。 作成・更新：採用板（合同会社商陣 https://syojin.com info@syojin.com） | |||||
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▼ の欄はドロップダウンから選べます。うすく色を敷いた行が、記入する欄です。
記入例
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 選考辞退理由管理表 【記入例】 | |||||||||||
| 2 | 採用板｜辞退が出た段階と理由だけを集めて、選考のどこで抜けているかを見ます。 | |||||||||||
| 3 | 辞退の申出を受けたときにすること（記入の前に読む） ・理由を聞けなかったときは「聞けず」と書く。空欄にすると、理由が無かったことになる。 ・同じ段階での辞退が続いたら、その段階のやり方を見直す。候補者の質の話にしない。 ・辞退した人を悪く書かない。記録は次の採用を直すためのもので、評価ではない。 | |||||||||||
| 4 | 辞退日 | 候補者ID | 氏名 | 応募職種 | 辞退した段階 | 申出方法 | 辞退理由 | 詳細 | 他社状況 | 見直す点 | 担当者 | 状態 |
| 5 | 2026/08/27 | C-011 | 高橋 一郎 | 施工管理 | 一次面接後 | メール | 他社に決まった | 内定が先に出た | 同業2社を併願 | 一次から二次までの日数を縮める | 田中 | 見直し中 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 入力用 ／ 記入例 ／ 使い方 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 13KB |
| 更新日 | 2026-08-28 |
入力方法
- 辞退の連絡を受けたその日に書きます。理由は聞ける範囲で構いません。空欄でも段階だけは残します。
- 辞退した段階で並べると、どこで抜けているかが見えます。書類なのか、面接後なのか、内定後なのかで打ち手が違います。
- 見直す点は、選考の進め方に対して書きます。候補者個人の評価は書きません。
選考辞退理由管理表で抜けやすい項目
一般には、次の3つが後から足されることの多い項目です。選考辞退理由管理表には最初から入れてあります。
- 辞退した段階（理由だけ集めても、どこを直せばよいかが決まりません）
- 他社状況（条件の問題か、進行の遅さの問題かを切り分けられません）
- 見直す点（集計しただけで、次の募集が同じやり方になります）
利用上の注意
ご利用の前にお読みください
- 掲載している内容は、一般的な面接・候補者管理・採用進捗の業務をもとに作成した参考例です。法令で定められた様式ではありません。
- 実際の業務内容に応じて調整してください。自社の評価制度・就業規則・社内規程がある場合は、そちらを優先してください。
- 内容は更新することがあります。このページの更新日（2026-08-28）をご確認ください。
- 本様式の利用によって生じたいかなる損害についても、当サイトは責任を負いません。
選考辞退理由管理表の使い方を解説した記事
この様式をどの段階で使うか、何を基準に判断するかは記事にまとめています。